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第1 页共19 页产品介绍电话传真采购管理系统介绍
第2 页共19 页产品介绍目录
二、系统目标
三、主要任务
四、系统特点
五、系统功能一)基础数据管理二)物品资料管理三)供应商管理四)请购单管理五)采购单管理六)预付单管理七)收货单管理八)退货单管理九)应付单管理十)工作流程管理十一)系统管理十二)报表及决策分析系统六)效益分析
七、系统配置
第3 页共19 页产品介绍近年来,随着IT产业的迅速发展,企业相继建立了MRP II,ERP系统对企业的主要业务进行统一的管理,随着应用的不断深入,企业在深刻体会到使用信息管理系统所带来的好处的同时,也发现原来的MRPIIERP系统只对企业的主要业务流程和生产对象进行了统一计划,采购、生产管理,而企业所需要的其他的物品如:日常办公用品、办公设备,生产线维护用品、备品备件,工具,工程项目等采购工作无法纳入到系统中进行管理,很多企业可能都尝试过将这些信息使用ERP系统来进行统一的管理,但最后都不得不放弃.原因在于
这些产品有其自身的特点:
(1) 种类多,这些物品包括从生产设备零配件,到员工防护用品;从建筑项目到办公用具,基本涵盖了企业的非生产性业务的方方面面.
(2) 名称不规范、由于这些物品种类多,因此每个部门,每个人对同一件物品的叫法都可能不同.
(3) 很多物品不具有重用性,由于很多物品属于一次购买,购买后就可能不在使用.
这些产品的特点决定了其无法适应ERP这类需要规范编码的信息管理系统,另外非生产性物品的采购涉及到企业的费用控制,因此企业又非常需要对这些物品的需求,采购过程进行监督和控制,这就要求系统具有一个灵活的可配置的审批流程,而目前大多数ERP等管理系统没有这类流程管理和配置工具.为了便于理解,我们将企业中除原料等与生产有关的物品统一称为一般物品.
针对一般物品采购的上述特点、我们开发了采购管理系统来帮助企业实现一般物品采购的管理,监控;并控制采购过程,评估供应商;同时可实现和电子采购的集成.在企业中一般物品采购是采购业务的重要组成部分,是企业控制管理费用,节约生产成本的关键.
第4 页共19 页产品介绍建立一般物品采购管理系统,首先需要将涉及企业采购的各个环节纳入到整个系统中、保证采购过程中各个环节之间的信息畅通,提高工作效率.同时通过信息共享、合理地利用和分配资源,为企业带来最大的效益.一般物品采购管理系统通过标准,规范、清晰的业务流程,建立各业务部门和供应商之间的协作关系,并逐步优化,最终形成一个完善的业务流程,保证采购部门在顺利完成物品
采购任务的同时,达到以下目标:1)规范采购过程;2)通过分析采购数据,优化供应商群体;3)实现采购信息共享;4)监督采购过程;5)降低采购成本;6)缩短采购时间;7)明确采购审批过程中的权限与责任;建立一般物品采购管理系统的最大困难莫过于业务流程的改变,企业需要将自己原有的业务迁移至系统中、这往往涉及到经营观念,人事管理,业务处理过程和工作流的重新定义等、主要是管理理念等方面的问题.从业务角度来看,一般物品采购管理系统一般包括三个流程(购买申请流程,采购流程和付款流程),三个管理(即物品需求管理,物品采购管理和结算管理),三个接口(即MRPIIERP系统接口,合同系统接口和财务预算系统接口),决策分析系统(包括综合查询)
和系统维护.具体任务如下:1) 建立供应商资料信息库;2) 实现各部门请购业务及审批流程;3) 实现各类物品采购业务及审批流程;
第5 页共19 页产品介绍4) 实现供应商结算业务及审批流程;5) 透过使用短信技术和邮件技术及时通知审批人.6) 建立系统与ERP系统,预算系统,财务系统的接口.1) 可按分类指定是否需要按物品代码进行管理, 如该分类不需要进行编码管理则在业务中可不输入编码直接输入物品名称;2) 系统允许按物品分类进行编码、每次采购物品名称可变化;3) 业务流程中的数据都可通过上一步业务产生的数据自动生成,避免数据重复录入,减少差错率;4) 审批流程自定义、可根据不同企业的流程设计实现该企业的业务流程信息化,支持业务流程重组;5) 信息可通过电子邮件,手机短信进行传递,当一个用户收到新的单据或审批请求后系统可通过发送电子邮件,手机短信等方式进行通知,以尽快处理单据加快审批流程.6) 个性化的待处理单据一览表.7) 可视化的单据审批状态跟踪.8) 单据审批时限设置,超时转发或自动催办(通过邮件或手机短信)9) 自定的报表查询和分析.10) 自定义报表格式,可通过IE打印出精美的表格和报表.11) 可交互的分析图表和透视表,即使通过Internet也有良好的交互性.
12) 多层次的权限管理,每个人只能查看自己及下属部门的或与自己相关的数据.
13) 和电子采购系统紧密集成,通过电子采购系统完成与供应商沟通的整个过程.
14) 基于WEB技术开发,方便集成管理,同时拥有很高的安全性.
第6 页共19 页产品介绍一般物品采购管理系统需要完整的体现企业采购业务流程的各个环节和步骤,同时为了监督和控制的需要、需要对信息进行审批、发布、通知和警告;一般物品采购管理系统不是一套独立的系统,因此她还需要和企业原有的ERP系统,财务系统,商务智能分析系统以及将来的电子商务系统进行接驳.这些都是一般物品采购管理系统应当具备的功能.
一般物品采购流程包括:物品需求,物品采购、物品收货验收,货款预付,货款结算,
物品领用等业务环节.具体业务如图所示:采购申请基础数据是系统运行所需要的基本数据,包括物品分类,供应商分类,货币类别、汇率设置,运输地址、计量单位、结算方式,仓库等N步审批采购物品N步审批预付款申请收货付款N步确认付款申请产品信息领用物品询价供应商信息
第7 页共19 页产品介绍基础数据是相对企业的静态资料,输入系统后变化相对较少.用户可新增加,修改基础数据,如果数据被使用后就不能直接删除,而必须先删除使用它的数据才能删除,如果没有被使用就可直接删除,系统可对次做检查.
图例一物品资料是系统最基本的资料,这些资料是进行采购、价格查询,分析的基础、本功能可增加,修改、删除或停用物品信息.在一般物品采购中、如何对种类繁多的物品进行规范而有效的管理是一个难题.一般物
品的特点如下:
(1) 种类多,这些物品包括从生产设备零配件,到员工防护用品;从土石方项目到办公用具,基本涵盖了企业的非生产性业务的方方面面.法都可能不同、因此如何设计一套规则让所有的人都可清晰明了的知道采购的物品是否就是需要的物品.为了适应一般物品的上述特点、在物品分类中我们可定义这一类的物品是否必须要使用编码进行管理,如果设置了必须使用编码进行管理,那在后面的采购、收货等业务中都会使用编码;如果设置了可不使用编码管理,则系统就不检查编码存在性.
第8 页共19 页产品介绍系统可对供应商进行多种角度的分类,分类可由用户自定义.在本系统中需要对两类供应商信息进行管理(1) 已有交易记录的供应商,这类供应商已经在采购业务系统中存在,并已经有了相关的信用和评价记录.
(2) 未交易和初步接触的供应商,这类供应商一般没有正规的格式化的信息存在,但从管理角度出发,这些信息是有助于全面的分析产品价格,考核供应商资信的,因此在供应商价格分析系统中需要对这一部分供应商进行管理.可新增,修改或删除供应商,如果供应商已经被使用就不能删除,只能停用.否则就可删除.
第9 页共19 页产品介绍请购管理主要是汇集企业中各部门需求,当员工需要购买相关物品时就在系统中填写请购单.请购单填写后在系统中提交给上级主管进行审批、这时系统可自动根据购买物品的类别、购买金额、是否具有预算来选择审批路线,审批人.
请购管理的功能特点:1) 可增加,修改、删除请购单.2) 请购人只能查看和管理自己的请购情况.3) 可直观的查看到当前自己的请购单是在那里进行审批、查看到审批的流程.
4) 和预算管理进行接口,可查询每一个预算编号的资金使用情况.
5) 需求日期,需求原因描述6) 可跟踪本请购单是否已经采购、收货,付款等信息.请购单信息追踪,可查看到请购单购买的动态信息.
第10 页共19 页产品介绍采购单是企业和供应商之间的订货凭据,采购的后继业务活动都是以采购单为依据进行的,因此管理好采购单是非常重要的事情.采购人员根据业务需求部门提出的请购单信息,通过系统,自动转换成采购单.确定供应商,付款条款后可提交进流程中进行审批.审批流程可进行自定义、系统可根据定义的规则和采购物品的相关属性,金额等自动选择审批路径,审批人.
采购单管理的功能特点:1) 可增加,修改、删除采购单.2) 可通过请购数据生成采购单.3) 可预先输入采购单的部门信息,在提交采购单时才做信息完整性检查.
4) 信息完整性检查规则允许用户进行自定义、如有的企业不允许某类物品采购价格不能大于10万.5) 采购员只能查看和管理自己的请购情况.6) 可直观的查看到当前自己的采购单是在那里进行审批、查看到审批的流程.
7) 可制定付款计划表.8) 可按成本中心、利润中心进行采购汇总.9) 可跟踪到物品送货到达情况和结算情况.采购单自动生成界面,用户可直接查询出请购单信息然后生成采购单采购单管理界面.
第11 页共19 页产品介绍如果采购人员在采购单的付款计划中标识出该采购单需要预付款,那么可就通过预付单管理进行预付款的申请和审批.预付款单可通过选择供应商后自动列出该供应商所需要的预付的款项、确认后提交给相关部门,人员进行审批、审批通过后系统会自动对预付款进行核销.
预付单管理的功能特点:1) 可增加,修改、删除预付单.2) 可通过采购付款计划信息生成预付单.3) 采购员只能查看和管理自己的预付申请情况.4) 可直观的查看到当前自己的预付单是在那里进行审批、查看到审批的流程.
第12 页共19 页产品介绍供应商送货到达企业后,企业相关管理人员通过查询出相应的采购单进行货物到达确认,入库并通知请购人进行货物的验收工作.
收货单管理的功能特点:1) 可增加,修改、删除收货单.2) 可通过采购单数据自动生成收货单.3) 可选择入库的仓库,仓位.4) 系统可在流程设置中通知物品请购人、以加快验收.当货物验收完成后发现货物不符合企业要求,就可开具退货单,退货单可由采购部门或物品需求部门通过查找物品收货单,填入退货数量后生成退货单.
退货单管理的功能特点:1) 可增加,修改、删除退货单.2) 可通过收货单数据自动生成退货单.3) 可选择出库的仓库,仓位.应付单主要是对供应商的发票等结算单据的管理,企业在收到供应商的发票后需要将发票的信息反应到系统中并作为款项申请的依据,提交给相关部门和人员进行复核、审批.
应付单可通过收货单数据进行自动生成.
应付单管理的功能特点:1) 可增加,修改、删除应付单;2) 可通过收货单数据和退货单数据自动生成应付单,收货和退货可自动冲销;
第13 页共19 页产品介绍3) 采购人员只能查看和管理自己的应付情况;4) 可直观的查看到当前自己的应付单是在那里进行审批、查看到审批的流程;
5) 可自动进行不同币别间的汇率转换;6) 可自动根据税率计算税额和发票金额;7) 可和财务系统进行接驳;8) 可自动计算并扣除预付金额;根据WFMC 的定义、工作流(Work Flow)就是自动运作的业务过程部分或整体,表现为参与者对文件,信息或任务按照规程采取行动,并令其在参与者之间传递.
简单地说,工作流程就是一系列相互衔接,自动进行的业务活动或任务.我们可以将整个业务过程看作是一条河,其中流过的就是工作流一般物品采购管理系统拥有完善的工作流管理系统作为后台支撑, 系统中的工作流子
系统可分为:1) 工作流定义、配置系统2) 工作流引擎,路由系统3) 工作任务,单据监控界面.4) 工作流消息服务
第14 页共19 页产品介绍工作流设计系统工作流工作逻辑图用户通过工作流设计系统定义单据的审批路径及每个节点经过的条件.工作流设计后用户可保存将每个工作流保存成XML文档,或保存到数据库中.系统可处理流线,并列等多种工作流模式.工作流的每个节点可定义处理类型:会签型,抢先型,每个节点可定义通过该节点的条件,条件可以是复杂的逻辑运算表达式,也可以是数据库命令或存储过程.节点的处理人可以是固定的处理者、可以是一个部门(处理者是部门的负责人)、或者是根据企业组织架构进行路由,也可以给定一个逻辑表达式或数据库命令让系统通过运算后动态获得处理者.每个节点可设置标准处理时间和超时处理动作.每个节点可设置Email通知时的文本信息.工作流引擎工作流任务监控消息服务XML邮件,手机短信
第15 页共19 页产品介绍审批流程节点图工作流节点设置图工作流引擎,路由系统工作流引擎是根据每个工作流的路径和节点设置,获取任务的相关数据并自动计算本任务要经过的节点、处理当前节点的任务,如果该节点处理完成就按照用户设置发送电子邮件或手机短信通知下一处理节点的用户.
工作任务控制界面:包括我的工作任务列表,待处理单据一览表.单据审批历史列表等.消息服务处理来自工作流引擎的消息,并通过Email或手机短信的方式发送给相应用户.系统管理包括用户管理,角色管理,权限设置,企业组织架构设置,报表定义、企业LOGO设置,系统使用历史查询等.必须具有相应权限的用户的才可使用系统管理模块中的信息.
第16 页共19 页产品介绍在报表工具上,我们使用我公司自行研制开发的报表工具.它集报表设计,报表查看等功能于一体,用户使用该工具可进行报表格式设计,数据预览.该报表工具支持多种OLE数据源和任意服务器设定.通过该报表工具设计的报表可在网页上进行直接查看和打印,另外透过报表工具内置的商业智能分析功能,可创建具有交互功能的分析型报表.据国际著名的研究机构Aberdeen Group的一篇研究报告(procurement Automation ;volume 12;February证实,实施了采购系统的企业会得到以下好处.
产品成本可下降5~15%业务处理成本可减少70%业务周期可缩短50% ~70%2004年本公司对100多家制造企业进行调研、有60%以上的企业对《采购管理系统》
反应积极、40%的企业把《采购管理系统》纳入2005年信息化建设规划.
第17 页共19 页产品介绍产品成本下降5~15%一般物品采购系统实施后,企业采购业务流程经过重组后,采购效率会得到大幅度提高;
通过审批流程的不断分析和优化不断改善采购部门效率,从而减少采购部门的采购提前期,减少库存和盲目采购; 企业供应商的数量也会相对减少,达到一个比较理想的水平;平均采购数量的增加有利于企业获得价格,质量和结算条款谈判优势;另外企业通过分析数据可为供应商评估提供可靠的量化数据.下图说明供应商数量与时间的变化关系(蓝线)和产品价格与采购数量之间的关系(红线).在实践上,1998年国家政府开始了采购试点工作,采购部门充分利用政府采购的规模优势,将竞争机制引入到预算管理中、节支效果非常明显.有很多项目资金降低率在20%左右,有的甚至高达30%以上.国际汽车企业利润率普遍不超过5,而在国内最低主营利润率都达到近10,高的甚至超过30.如果也像国外企业那样在产品创新上投入巨资,国内厂商成本将骤然放大,当其利的利润,必须降低采购和生产成本.业务处理成本减少70%通过比较下表中各种业务在传统方式和现在方式的处理上,我们可以确信通过实施采购供应链管理系统后,采购业务成本减少70%是可行的.而且通过电子化的业务方式,可极大提高信息交流的准确性,避免认为造成的错误.
第18 页共19 页产品介绍业务周期缩短50~70%通过比较各种业务在传统方式和现在方式的处理时间,我们可以确信通过实施采购管理系统后,采购业务周期缩短50~70%是可行的.业务周期的缩短还能为企业带来以下几个方面的好处:缩短新产品试制过程.增加零部件的定价次数,使价格更接近市场.更容易从价格,质量和服务方面优化供应商群体,与供应商实现共赢.
1,网络结构
一般物品采购管理系统网络结构如下图:
第19 页共19 页产品介绍
2,配置说明
1.数据库服务器数据库服务器建议采用高档PC Server,安装Windows Server 20003操作系统;配置为1GB内存>80GB硬盘,100M 以太网卡.如果企业已经有这样的服务器,并且有足够的处理能力、则可以先不购买新的数据库服务器,等采购系统建设达到一定的规模,并见到一定的效益后再扩充或购买服务器,这样可以极大的节约资金.
2.Web 服务器Web服务器可以采用中高档的PC Server,内存至少512MB,硬盘>40GB,100M以太网卡即可, 安装Windows Server 2003操作系统.
3.数据库系统数据库系统可以采用商业大型数据库系统,建议采用SQL Server 2000数据库系统.
4.防火墙及其它网络设备大部分企业已经在网络建设方面做了很大的投资,在此省略.
5.Internet 接入企业可能有相应的企业网站,另外还需要注册企业域名.

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