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淮阴工学院办公自动化系统

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淮阴工学院办公自动化系统用户手册版本1.0二零零二年八月南京南大百合网络科技有限公司目录
一、进入系统
1 连接服务器
2 身份认证
3 修改密码
二、系统主界面
三、各功能模块介绍
1 模块功能分类介绍
3.1 行政管理
3.2 个人办公管理
3.3 领导办公(未启用)
3.4 公文管理
2 模块使用介绍视图区大纲区进入系统连接服务器打开电脑电源,请注意先开主机电源,再开显示器电源.如果显示器没有显示、请检查:电源是否有电电源插头是否接好,有没有接触不良显示器连接到主机的信号线是否接好等待机器启动成功后,您可以在您的电脑桌面上找到IE浏览器的图标,如右图所示、双击(用鼠标在图标上连续的快速点击两次)打开IE浏览器,如下图
注:请先确认您已经连上了网络并正确的进行了网络设置,如出现连接错误,请先检查:网线是否已经正确的连接在网卡上网络设置是否正确如果您不清楚,请联络网络管理人员.身份认证系统此时会要求用户进行身份认证、系统采用用户名和密码的认证方式.见图一.用户名是用户的中文全名、密码是您自己设置的密码.如果您是第一次进入系统,在输入密码的地方输入password, 进入系统后请立即修改您的密码以保证安全性,防止他人冒用您的身份!
修改密码
第一次进入系统后请立即修改您的密码、进入系统后您可以在主界面的左边看到修改密码选项、点击选择后系统会弹出对话框如下图:在新密码处填写新的密码、在校验处重新填写一次以防止填错,按确定对密码进行修改、按取消放弃修改.
请注意保护您的密码、特别注意以下几点:请您牢记您的密码、没有密码您将无法进入系统.管理员只能为您重新设置密码、不能知道您原来的密码是什么.请勿要求管理员帮您找到原来的密码.
不要将密码告诉别人或贴在显示器上三个月内至少修改密码一次密码至少6位以上,请勿采用以下形式的密码:全部相同的字符您自己或家人、熟人的生日您自己或家人、熟人的电话号码如果由于您个人的原因,违反以上规定,造成泄漏密码、从而引起系统的破坏或未授权的访问责任将由您来负!
系统主界面进入系统后,您将见到如下页图二的系统主界面,这个界面是对系统功能的导航.以下我们对系统主界面做详细的介绍:
在界面的最上面是一个工具条,工具条包含在每个功能模块中、用来快捷的切换一些功能.工具条的左边是淮工办公自动化系统的标志,在标志的右边有一排快捷按钮:主页,日程,邮件,通讯录,办公.下面先介绍这些按钮的功能.
主页按钮用来回到主页面,这个按钮在进入到各个功能模块后回到主页面十分方便.
日程按钮用来快捷的进入个人日程安排功能邮件按钮用来快捷的进入邮件系统通讯录按钮用来快捷的进入个人通讯录办公按钮会进入一个新的页面,这个页面包含每个功能模块的链接,并按功能模块分类排列,用来方便的切换各个模块.
除工具条外,主页面横向切分为三个区域,分别是个人功能区、公告查看区、功能模块区.下面分别介绍:个人功能区左边的最上面有一个用户名称提示区、提示出您现在是以什么用户进入系统的.在它下面是一列按钮,我的工作,我的邮件,我的日程,我的通讯录,待办事宜,修改密码.
我的工作按钮功能和工具条的办公按钮一样,待办事宜按钮选择后可看到所有需要您办理而您还未处理的事宜,其他按钮您可以从字面意思去理解:我的邮件会进入您的邮箱我的日程会打开您的日程安排我的通讯录会打开您的个人通讯录公告查看区列出最多10条最近的学校公告的标题,每条公告都显示成一条链接,您的可点击标题查看公告的详细内容.这里列出的内容您都可以从通知公告模块中找到,这里只是给出一个快捷的查看方法,方便您的使用.
功能模块区功能模块区的上面分三大类列出所有的功能模块.每个模块都显示成一个链接,您可以直接点击某个功能模块的名称进入该模块.
在功能模块区的下面,您还会看到两行提示、一行提示您还有多少件待办事宜等待您处理,一行提示您还有多少封新邮件未查看.这两行提示您都可以直接点击查看详细信息.
各功能模块介绍模块功能分类介绍行政管理行政管理模块,提供学校重要信息及行政管理的一个电子链接.用户只需在此模块中输入信息,其它模块就可以直接从中读入.在本模块中、保存了学校教学计划,年度报告,规章制度等学校信息.该模块包括如下子系统:政策法规政策法规是一个专门管理与本单位相关的法规法则的数据库,可以使用它来起草本单位的法规法则,也可以转载与本单位相关的其它法规法则.政策法规可以由指定的部门进行发布与管理,学校里所有人员都可查看.另外,信息的格式也是多种多样的,可以是图表,图片,录像等数据格式.对政策法规还可进行合理的分类,方便管理与查看.
通知公告公告牌可以用来发布学校内的消息,公告,规章制度,守则,工作安排,机关介绍和领导及领导办公的介绍、部门职能的介绍、技术资料等信息.这些综合消息由计算中心和各部门发布.所有人员都可以查看这些消息.我们还可以把自己关注的消息汇总起来,方便查看.另外,信息的格式也是多种多样的,可以是图表,画片,录相等数据格式.通过此系统还可以阅读各种电子报刊(简报,学术交流、专业研讨及专题报道),查看每日快讯,新的消息,通告,上网指南(介绍网络情况,了解上网的方法和网上的各种服务等各种情况)等等.
政务信息管理(未启用)合理化建议箱合理化建议箱是为学校的领导和员工提供一个发表合理化建议的地方、并能对合理化建议进行迅速的处理和响应.主要功能包括发表署名或匿名建议,处理建议,统计汇总等.
日用品的管理(未启用)公共通讯录公共通讯录用来管理全学校公共的对内对外的通讯地址和联系方式,包括内部人员的邮件地址和联系信息,上级管理部门的联系人、电话、邮件地址及其他联系方式,各相关部门的联系人、通讯地址和联系方式等.在通信录中可以进行各种查询,如按部门,按个人等.你可以在搜索条中输入查询文本(例如:姓名)然后按回车,即可以查询到此人的相关的信息.
会议管理(未启用)个人办公管理个人办公系统是学校工作人员在办公过程中、以电子办公为指导思想,建立一个相对独立的工作环境、提供对用户日常办公活动的支持、并且可与其它应用系统相关联.其中包括:个人邮件,个人日程安排,系统帮助等.
待办事宜此子系统中分门别类储存了所有待办的事务,在此子系统中可以直接进行各种事务处理,统计未处理的事务.
传统的工作方式下,办公人员在事务处理过程中、很难详细地掌握自己应该处理的事务的数量,内容、紧急程度和处理情况,而作为整个办公事务流程的一个环节,如果处理不及时或不当,会直接影响整个工作进程和工作效率.
因此,每位办公人员都非常希望有一位秘书将各种待办公文分门别类地整理出来,办公人员按照文件内容、紧急程度,优先等级阅读和处理文件,处理完毕的公文由秘书交下一部门或办公人员处理,如果在办公处理过程中有新的办公事务递交过来,秘书会马上给于提示.
我们对办公人员日常事务处理概括为两大类.一类是自己主动开始办理的事务,如公文的起草、信息查询,称为主动办理类事务;另一类来自于其他人员和部门需要您办理的事务,如审批、会签,批示等、这类事务称为被催,督办类事务.一般情况下,日常处理的工作大多数为被催,督办类事务.系统设计过程中、我们将这类事务的处理统一归纳到专门设计的待办事宜功能中进行.
待办事宜体现了学校内众多办公事务流程中属于个人办理的主题,好像是穿梭于办公室间各种公文和事务的每一个集散港口,使得每一位日常办公人员能够很容易地掌握到来自于其他港口的公文和事务的待处理状态.
个人邮件个人办公系统提供了完美的电子邮件的功能,总体上来说有邮件的起草、接收,答复等功能,在邮递选项中提供信笺的重要性,邮戳类型,邮递的优先级的选择,还提供签名、加密,回执,防止拷贝等选项的选择.还能与Internet上的邮件用户进行交流、进行邮件的收发.用户在向Internet帐户发送邮件时与向学校内用户发送邮件方式相同、同样,收邮件时方式也一样.
个人日程个人日程安排能对个人的时间进行合理有效的管理,总体来说有日程的安排,日程的提醒,日程的查询,在日程安排中你也可以邀请别人、系统会自动通知陂邀请人;在日程安排表中你可以设置闹铃选项、让计算机到一定的时间后给你某种信息的提示、提示您的日程安排项;可以查看你两天的日程安排,一周的日程安排,两周的日程安排,整月的日程安排.
个人通讯录个人通讯录,通过它可以建立个人通讯的档案,为工作带来方便.在个人通讯录中不仅可以记录个人的基本通讯情况,如学校电话、家庭电话、个人手机号码、个人BP机号码、家庭住址等信息,而且可以记录与个人相关的其它信息,如个人爱好,个人生日,个人家庭情况等信息.在通信录中你可以按照自己的爱好将个人通讯录进行合理分类,将每种类型的通讯录保存在一起,达到方便查询的效果.通讯录中还提供模糊查询功能,可以在搜索条中输入查询文本(例如:姓名)然后按回车,即可以查询到此人的相关的信息(例如:办公室电话、家庭电话、家庭住址等).
领导办公(未启用)
该系统是为了方便领导对自己关心的一些数据,报表,文件进行查询处理而提出来的,它包括领导日程安排,重要电话记录,领导讲话管理,综合信息查询,重要人物来访登记.其主要目标即达到减轻领导处理日常工作的难度和工作量,使得领导同志能把更多的时间用于考虑学校管理,谋求发展大略,而不是为日常琐碎事务所缠绕.
公文管理公文管理包括收文,发文管理,图书情报管理和文书档案管理.收文管理收文管理主要是对外单位发到本处的所有正式公文(红头文件),带密级的会议纪要、简报等进行登记,拟办,批示、承办,催办,销毁或归档等全过程的处理.收文管理设计要求满足:能够自行定义收文流程,以适应将来不同的收文需要提供办公用各种文件格式,建立常用的公文模块,并有各类示例文章提供手工录入,纸介质的扫描录入,网络引入及各种文件的导入方式对收文全过程的监控及催办,并提供图形化的流程查阅对收文可以进行多条件查询,并严格控制公文的打印权限提供收文全过程的静态可维护性.发文管理发文管理用于发送、保存和处理各级单位发文,一份发文经过拟稿,核稿,逐级通过主办和拟办单位的审批、最后提交领导签发.发文结束后,可将发文归档转入档案管理系统进行管理.根据学校的实际情况,发文管理提供以下功能:对发文全过程的监控及催办,并提供图形化的流程查阅对发文可以进行多条件查询,并严格控制公文的打印权限提供发文全过程的静态可维护性.档案管理
档案管理主要内容包括:文件,照片,传真,合同、协议,会议记录,宣传报道等多种形式.档案管理流程是:各处室,职能部门负责档案的平时归卷,定期将档案送到档案室集中归档,档案室收到档案后按照文书,会计,科技、基建四类进行总分类,然后按照部门,文件类型等形式进行二次分类,对部分文件规定其密级等要素,然后将档案归档,并将部分档案存入微机.对档案的查询由档案室主任决定其查询权限.档案管理功能包括自动组卷,案卷查询,案卷统计,案卷删除,文件管理等.
系统提供到文件一级的档案管理,其中已包括目录的处理等功能.文件类型可以包括各种多媒体形式,如:图片,录音,录像等.
简捷可靠的文件整理的功能.本系统能够简便地对文件进行移入,移出、组合等.简捷可靠的案卷整理功能.本系统能够简便地实现案卷在案卷目录中位置的移动等.
快速的文件查找和检索功能.自身维护.档案室除预先存在建立的卷宗外,可根据需要建立新卷宗.对存入档案室的文件在编目表中自动编目.档案摘要卡及其多个视图创建、管理,维护.系统根据档案摘要卡中相应内容自动更新.对外服务中对每种检索均考虑模糊匹配功能,并提供一些组合检索方式.
模块使用介绍各模块有基本统一的模式,上面是工具条,工具条使用详见主页面的介绍.左边是大纲,用来选择不同的查看方式或新建文档(根据不同模块有所不同)、右边是文档查看视图,根据用户选择不同的模式列出所有文档,每个文档会显示成链接,您可以点击查看他的详细内容.
区域示意图视图区一般包含多个按钮,包括[刷新] [全部展开] [全部折叠] [第一页] [上一页] [下一页] [最后一页] [全文检索]这些按钮在视图上方和下方各有一行、他们的功能完全一样,各放一行主要用来方便您的操作刷新用来刷新页面显示全部展开和全部折叠用来一次性展开和折叠所有标题项
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视图上方还会显示出一些提示信息,包括您现在是按什么方式查看,一共包含多少个文档分类,文档总个数是多少.
大纲区在显示区的左边、大纲区的最上方是用户名提示、用户名提示的下面会显示模块名称,在下面是一排操作,这里显示的内容会根据用户的权限有所不同、大纲区显示的是您可以进行的操作,一般包含两类,选择查看方式和新建文档.选择查看方式对所有用户对会显示、新建文档操作对于没有权限的用户不会显示出来.有的模块包含管理视图,数据库管理员可直接通过管理视图对数据库中的文档进行管理,普通用户无法看到管理视图,也无需关心管理视图.
淮阴工学院办公自动化系统用户手册
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