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廉政公署廉洁有效楼宇管理业主立案法团财务管理指引民政事务总署香港会计师公会目录引言5年度财政预算6帐目及会计纪录的处理及保存10基金管理及付款程序14内部检查18年度财务报表的审计20附录附录一《建筑物管理条例》节录22附录二《防止贿赂条例》节录25附录三年度财政预算范本27附录四预算和实际收支之比较表范本33附录五季度收支概算范本37附录六年度收支表范本41附录七资产负债表范本45附录八管理费按金分项范本49附录单范本51附录十每月银行对帐单范本53附录十一内部检查工作核对表范本55
4 本刊物版权由廉政公署,民政事务总署及香港会计师公会所有.欢迎有兴趣人士翻印作非牟利用途、惟须注明出处.本刊物只提供一般的指引,不会就每种情况下可能出现的所有事件提出讨论.刊物中就条例和守则的法例要求只作一般和简要的解释,故不可取代详细考虑有关条例和守则及徵询具体法律意见的需要.因此,任何人士因为本刊物的任何内容而作出或放弃作出任何行动而招致损失,廉政公署,民政事务总署及香港会计师公会不会负上任何责任.任何有关本刊物的查询,请与下列机
构联络:电话传真民政事务总署大厦管理资源中心(九龙)香港会计师公会二○○五年十二月引言目的财务管理是楼宇管理的主要部分.而良好的制度和有效的监察是财务管理中重要的一环,因为这些措施不但可以确保经费运用得宜及维持大厦良好的财政状况;更可以减少舞弊及其他不当行为的发生.这份指引是由廉政公署,民政事务总署及香港会计师公会联合制作,目的是协助业主立案法团(法团)有效地管理财务.内容包括制定财政预算,支付款项及处理帐目所应采取的步骤及监控措施;而有关的应用文件范本则载於附录,以供参考.权责《建筑物管理条例》订明法团可设立基金,并可开立银行户口,以便管理楼宇.法例又规定管理委员会(管委会)须制定财政预算,及编制收支表和资产负债表,以便民政事务局局长和业主有需要时查阅.收支表及资产负债表必须由管委会主席及秘书或司库签署,并在业主周年大会上提交法团省览.如大厦单位数目多於50个,有关收支表及资产负债表必须由执业会计师审计.虽然法团可聘请员工或委托物业管理公司管理大厦和执行上述职务,但管理大厦的权力和责任最终仍然属於法团.因此,管委会作为法团的代表,必须适当监察员工或物业管理公司的工作.《建筑物管理条例》内有关的条文节录於附录一.负责楼宇管理工作的人士亦必须留意《防止贿赂条例》中的有关规定,任何代理人替其主事人进行事务往来时,在未经主事人同意下不得索取或接受任何利益.代理人使用任何虚假文件,收据或帐目意图误导其主事人、亦属违法.在楼宇管理方面,「代理人」指管委会个别委员或受聘提供各样服务的职员;「主事人」则指法团或聘用该职员的公司.《防止贿赂条例》内有关的条文节录於附录二.年度财政预算制定预算的目的按照《建筑物管理条例》的规定,管委会必须制定财政预算,计算合理数目的金额以支付法团就管理大厦公用部分和法团资产所需的费用,和预留款项作突发性或紧急支出.
制定预算,能使业主知道法团来年在管理方面的收入和开支情况.一份内容详尽的预算能清晰界定管委会在预算期内所订下的工作范畴和先后次序,大大提高管理工作的透明度,以及方便外部监察.管委会和业主可根据该份预算的内容、定期将实际开支与预算开支作比较、并就比较结果采取修正措施,藉此监控工作的表现和进度.
审慎理财法团的财政来源包括管理费、预留用作主要项目工程之款项(例如保养,翻新及改善设施工程),管理费按金,银行利息和其他收入(如出租公用地方).法团作为一个自负盈亏的独立团体,应小心监察开支和收入,以保障业主的利益.以下列出在制定预
算的一些审慎理财的基本原则:避免赤字预算;管理费按金除紧急情况外,不应用作支付经常或资本开支,并应於使用后在合理时间内补回;预留用作主要工程,突发性或紧急开支的款项只可用於设定的用途、而不应用作支付经常开支;预留足够而非过量的拨备金;如开支有重大增加,应预先徵询业主意见;及采取适当措施以减低可能引致财务损失的风险.风险管理《建筑物管理条例》规定法团必须为大厦的公用地方及法团资产购买第三者保险,亦赋予法团权力为大厦就火警及其他意外购买保险.此举可保障法团及业主,避免因为意外而遭第三者索偿或需要重修大厦,而陷入经济困境;赔偿或重修大厦所需的金额可能成为法团和业主的沉重负担.为保障业主利益,法团应:为楼宇及有关建筑物购买第三者保险,如能就其他风险也购买保险则更佳;
定期找出和评估存在或可能出现风险的机会,其影响及严重性(例如火警,斜坡,摇摇欲坠的物件,正在进行的维修及保养工程),并作出相应的预防措施(例如移走在公用地方的杂物以减低发生火灾的机会);主动实施预防性的维修及保养计划(例如定期检查大厦状况及消防装置);及加强业主及承包商对公众安全的警觉性(例如工程进行期间必须采取的安全措施).
制定预算工作管委会每一财政年度制定一份预算,以下是一些有助制定预算的参考资料:将相同性质的收入或支出项目归入同一预算总目下(有关大厦管理常用的预算总目一览表见附录三);检讨所有现行收入,经常及非经常开支项目;以合理基础估计所需金额(例如参考以往的合约价格,市场价格,通涨率或承包商供应商的报价);将预算总目下的分项列出及记录制定预算的基础和假设,以便回覆查询;
将预算内容与去年的实际开支互相比较、考查有否出现重大差异;对任何新工程或重大差异作出解释;及管委会随时准备回覆业主查询有关预算的问题.预算草案谘询工作管委会应以下列方式向业主徵询对预算草案的意见:将预算草案张贴於大厦当眼处(如法团告示板上)一段适当时间或逐一派发予业主;如有新工程和一些与去年开支出现重大差异的项目,须作出解释;通知住户负责制定预算工作的委员姓名和联络电话、方便业主查询;预留足够时间(例如十四天),让业主表达意见;及通知业主会否召开业主大会讨论和通过该份预算草案.审批预算管委会应接纳业主对预算草案的意见和建议.如大部分业主持不同意见、预算草案便需遵照大多数人的意见作出修改.预算草案经修订后,应以上述方式再徵询业主意见.在谘询程序完成后,该份草案应交由管委会批准,并且最好在业主大会中通过.必须留意的是法团通过的预算并不能代替《建筑物管理条例》中规定增加管理费时需要获得的批准.简而言之,如新订的管理费是原来管理费的150%以上,必须经法团业主大会通过该加费建议.通知获批预算预算草案一经通过,便须将预算张贴於大厦当眼处(如法团告示板上)一段适当时间或逐一派发给业主.亦应按业主及其他获授权人士要求,提供预算副本.
检讨与修订预算预算应每隔一段时间(如每季或每半年)进行检讨,以便管委会和业主了解管理工作,工程或活动的进度.在检讨时亦可分析预算和实际收支之间出现的差别、并探究其
中原因.管委会在进行检讨时,应:更新各预算总目下的实际收入或支出;将预算的收入和开支与实际的收入和开支作出比较、以找出任何重大差异;
找出出现重大差异的原因;就重大差异采取修正措施(如加快工程进度,增加拨款等);通知业主有关情况,原因和修正措施;及随时准备回答业主的查询.预算和实际收支之比较表的范本列於附录四.
10 帐目及会计纪录的处理及保存有关帐目的法例规定《建筑物管理条例》规定:法团以其名义开设有息银行户口,以作大厦管理用途;管委会保存帐簿,会计纪录及有关证明文件等最少六年;管委会在法团注册成立后十五个月内及其后每十二个月,编制收支表及资产负债表(年度财务报表),交由管委会主席及秘书或司库签署,并在业主周年大会上提交;
法团聘请执业会计师审计年度财务报表(大厦单位数目不多於50个除外);
司库每三个月编制一份收支概算,并须於一个月内将有关概算张贴於大厦当眼处;及司库按业主及其他授权人士的要求,向他们提供年度财务报表.诚信管委会委员获法团委托处理大厦的管理工作,因此,他们在履行有关职务时必须诚实尽责.管委会委员要恪守诚信操守,他们应:执行由法团通过的决议;申报及避免任何利益冲突的情况(例如拥有法团承包商的财务利益,利用法团承包商处理私人事务);及避免与法团承包商或供应商来往过密或接受他们过份的款待.编制帐目清晰的会计报表能显示法团的财务往来情况及财务状况,对协助管委会及法团作出管理决策极为有用,而一套妥善编制的法团帐目,更能协助管委会在任期届满时将财务事宜顺利移交.因此,管委会在编制会计报表时,应注意下列事项:管理费按金应以楼宇单位分项列出、如按金有任何变动,应在年度财务报表解释原因;以分类帐目记录不同性质的收入及支出项目(例如维修及保养,薪金,公共服务费用等);在合理时间内把帐项记入适当的分类帐目;定期(每月或最少每季)将各分类帐目内的帐项作总计,以方便编制收支概算;
及在会计年度结束时,将所有个别帐目的帐项、包括资产负债表的帐项作总计,以方便编制年度财务报表.季度收支概算(用以张贴於大厦当眼处),收支表,资产负债表及管理费按金分项的范本列於附录五、六、七及八.凭单的使用一套良好的档案储存系统有助有关人士查阅及检索分类帐目内各项的有关证明文件(例如发票,收据等).该等文件对会计纪录的验证工作极为重要、并可提供审计线索;而将证明文件以凭单方式顺序存档,对追查交易纪录亦甚为有用.凭单的种类大致
可分为:支款凭单;收款凭单;及记帐凭单(用作处理收支项目以外的事项、例如更正分类帐目内的错误项目).
12
凭单上应载有下列资料:顺序编号;编制日期;入帐户口;支帐户口;交易资料;及制备人、批核人及入帐人的签署.三种凭单的范本列於附录九.凭单及证明文件的保存所有相关的证明文件必须附於凭单上.在保存凭单及有关证明文件时,应采取以下
的监管措施:将凭单编号列於帐簿上相关项目的分类帐目纪录上,以方便相互核对;
将凭单及有关证明文件按其编号顺序存档;如须注销凭单,必须於凭单上注明「注销」、而经注销的凭单亦须保留作审计用途;如遗失凭单,须在凭单纪录上加以说明;凭单及有关证明文件须载有详尽的开支纪录和可供追查各项交易的资料(例如所选购货品的描述和价目,维修工程的描述和施工的地方);禁止以涂擦方法或涂改液更改有关证明文件上的错处;应用笔删去错误,再由获授权的管委会成员或收款人在改正处旁边草签确认;
只确认发票正本,若必须确认发票副本,则要注明原因(例如正本已遗失);
在已缴付的发票盖上「付讫」印章以防重复付款;
13 保留获授权管委会成员的签名样本以作核对用途;妥善保存其他相关的证明文件(例如银行月结单,合约,法团授权进行工程的会议纪录),以方便核对会计纪录;所有非消耗品如其价值超逾法团所定下的指标,必须记录於固定资产登记簿;及设有存货纪录,以便监管消耗品(例如灯泡,清洁工具及物料)的使用及存货量.
会计系统的透明度一套具透明度的会计系统有助於监察楼宇管理的工作,同时可避免有关人士滥用职权或被指行为不当.管委会应采取下列措施,以提高会计系统的透明度:公布经法团所通过及符合会计准则的会计政策;公布各职委员的权责;妥善保存会计报表,帐簿及有关证明文件等;将由主席及秘书或司库签署的年度财务报表提交业主周年大会审议;定期将会计报表张贴於大厦当眼处;按业主及其他授权人士要求,向他们提供会计报表副本;张贴审计报告书和核数师的管理建议书(如适用),让业主知悉详情;
若核数师提出特别评论及建议时,应召开业主大会讨论审计报告书和核数师的管理建议书;及如有需要、邀请核数师出席业主大会解释有关评论.基金管理及付款程序授权批核支付款项为方便运作,管委会需要授权予委员或职员处理采购物品和服务等行政工作.要行
使适当的授权及监管其运作,法团可先订明:在没有召开业主大会的情况下,管委会可以法团名义所作出的财务承担或支付的上限(按照《建筑物管理条例》中守则的规定,凡接受任何价值超过20万元或占每年预算经费45%以上(以较少者为准)的标书,均须经由业主大会批核);
管委会内获授权的个别或一组委员(例如主席和秘书)可批准的采购或支出的限额;及采购不同价值的物品、服务时,所需报价的最少数目.
有关授权的例子开列如下:支出款项报价标书数目批核途径
2,000元及以下视乎实际需要任何一名获授权的管委会委员(例如主席、秘书,司库)
2,001元至10,000元三份报价任何两三名获授权的管委会委员
10,001元至100,000元三份标书管委会会议
100,001元至200,000元及五份标书管委会会议不超过每年预算经费的45%超过200,000元或占每年五份标书法团业主大会预算经费的45%以上
15 分开及轮流担任会计职务职权过份集中於个别人士身上,会容易导致滥权情况.因此,会计职务应适当划分,并由不同管委会委员担任,以方便委员之间进行互相监察和减低工作失误.如人手
许可,管委会应委派不同委员分担下列工作:批核支出;妥存,准备,记录支票作签发之用;担任支票和银行存摺的签署人;保管零用现金;及记录和整理帐目.以上工作亦应尽量由管委会委员定期轮流担任,以减少滥权的机会.开立和使用法团银行户口法团应以其名义开立有息户口和支票户口,作为存放基金和支付大厦管理支出之用.以下各项措施能协助法团适当地运用银行户口:法团开立银行户口,须在管委会会议上通过;法团名下的所有银行户口,由最少两名获管委会授权的签署人(如主席、司库或管业经理)联署方可动用;所有收到的支票和现金,必须在没有延误的情况下存入有息户口中;不得透过法团户口兑现个人支票;保留所有银行结单,方便在入帐和核数时作证明之用;及在每月底将银行户口结余与簿帐结余进行对帐,并由司库签署核实(银行对帐单范本见附录十).收入与支出为防止有人侵吞或盗用,夸大或虚报支出、必须采取适当的监管措施.以下是
一些有效的监管措施:以支票和自动转帐方式缴付费用或收取管理费和其他费用(如公用地方租金),尽量避免以现金作交易;任何现金和支票於收到后必须签发收据;收据应顺序编号,妥善存档;提醒业主和付款人在付款给法团的支票上加上划线和注明支付法团;管委会备存一份自动转帐清单,胪列收款人的资料和所提供的货品服务(如公共服务收费)、并定期覆检;自动转帐清单上的任何增删须获管委会批准;订明自动转帐给收款人的金额上限和次数;所有支出的款项须由获授权的管委会委员在发票,收据等证明文件上批核及简签;
支票必须由至少两名获授权的管委会委员签署;支票签署人不得签发以自己为收款人的支票;所有支票,存摺、法团印鉴应交由获授权签署人以外的管委会委员保管;
在所有支票上加划线并注明「只可存入收款人帐户」;在所有作废支票上注明「注销」、并保留作核数用途;不得签发空白支票;及获授权签署人一旦卸任或由他人担任,须立即通知银行.零用现金零用现金是用以支付小额开支项目.由於在处理现金时容易出现舞弊行为、故应采
取下列监控措施:备用零用现金最高金额由法团视乎工作需要作出批准;零用现金发还申请尽量附以收据以作证明,并须由获授权的管委会委员核证;
在申请发还零用现金时,如未能提供证明文件(如车,船费)、申索人须在发还款项表格上确认已收取有关款项;补添零用现金时,必须收回该批已支款的发还款项表格及收据;职委员一律不得预支大量零用现金,除非具充分理由并得到获授权委员的批准;
监察使用零用现金进行多次购买同样货品的情况,在可行情况下,考虑转用整批购货方式.内部检查内部检查的目的一套完善的内部检查系统不但能增加财务管理的透明度,更可加强管委会的公信力.因此,虽然这并非法例的要求,但法团可以进行内部检查工作.内部检查工作,有助独立评估管委会成员有否执行法团通过的决议及遵行既定的会计和工作程序.内部检查人员除了负责检查会计纪录是否完整及准确外,还客观审视程序是否设有足够监控措施,向法团作出报告,以确保法团的资源运用得宜,而且合乎经济效益.为了使检查工作能在独立,公正的情况下进行、检查人员应:由法团委任;没有参与管委会的行政或管理职务;有权随时查阅任何帐目,文件,帐簿及纪录;向法团业主大会定时汇报工作;及申报及避免利益冲突情况(例如身为某管委会成员的亲属或是受聘於法团承包商).
内部检查工作的范围
检查人员定期进行检查工作,以确保:设有适当的授权和分工,并已切实执行;所有经法团议决的会计事项已切实执行;各项收入经已准时收妥,并已采取适当行动追收债项;开支及付款项目均须根据授权表的规定获得适当批准;在合理时间内将帐项记入帐簿;核对帐项及有关证明文件,以确保帐项准确无误;证明文件载有足够交易资料,供查核之用;
19 所有会计报表及有关证明文件均已妥善存档,并保存最少六年;根据《建筑物管理条例》的规定编制及展示财政预算,季度收支概算及年度财务报表;根据《建筑物管理条例》订下的守则,制定采购政策(例如标书报价数目)和程序(例如保存及开启标书程序),并已切实执行;妥善编制银行对帐单;存货详情和工程(例如维修,园艺工程等)细则与有关证明文件所载规格相同;
所有非消耗品超逾法团所指定的价值,经已列载於固定资产登记簿上及妥善管理;未有遵守既定政策和程序的理据和解释已记录在案;及就第三者风险,大厦及有关建筑物已购买适当保险.内部检查工作核对表的范本列於附录十一.年度财务报表的审计由二○○○年八月起,《建筑物管理条例》规定法团的年度财务报表必须由执业会计师(核数师)审计(大厦单位数目不多於50个除外).核数师:应由法团经业主大会议决后聘请;将与管委会协议的审计业务约定条款载於审计应聘书内;与管委会协议审计收费的基础;将按照香港会计师公会颁布的香港核数准则进行审计工作;及有权查阅法团所有的文件,帐簿及纪录.有关年度财务报表的审计,根据《建筑物管理条例》的规定,管委会,法团或管委
会聘用的管业经理有以下责任:遵照《建筑物管理条例》附表六及七妥善处理及保存会计帐簿或帐项纪录及其他财务纪录;编制的年度财务报表中肯地反映法团的财务往来情况及财务状况;及按核数师要求,提供所需的资料及解释.
下列是核数师的工作:以抽查方式审计法团的帐簿及纪录;评估管委会或管业经理在编制年度财务报表时所作的重大估计和判断;
评估年度财务报表是否有重大误报;及向法团报告管委会通过的年度财务报表是否中肯地反映法团的财务往来情况及财务状况.
21 由於审计旨在让核数师就年度财务报表是否中肯地反映法团的财务往来情况及财务
状况作出意见、审计工作并不包括下列服务:调查法团帐簿及纪录和年度财务报表中某指定部分;就内部监管及招标程序提供意见;内部检查;及税务谘询服务.附录一《建筑物管理条例》节录
第20条:基金的设立(1)法团须设立并维持一项常用基金(a)以支付法团根据本条例或公契(如有的话)规定行使权力或执行职责的费用;
(b)以支付建筑物作为一个整体所应付的地税,保险费、各种税项及其他支出(包括与保养及修理有关的支出).
(2)法团可设立并维持一项备用基金(a)以供用作任何属未有预计或紧急性质的开支;及(b)以便在根据第(1)款设立的基金不足以支付第(1)款所指明的各类支出时,用作付款.
(3)法团须开立一个有利息的户口,而只将该户口用於建筑物管理方面.
(4)除第(5)及(6)款另有规定外,法团须将其就建筑物的管理而收得的一切款项、不延误地存入根据第(3)款而开立的户口.
(5)除第(6)款另有规定外,管理委员会的司库,可从法团就建筑物的管理而收得的款项中、保留一笔合理款额或将该款额存入往来户口,以应付小额杂项开支,但该款额不得超过管理委员会不时藉决议厘定之数.
(6)根据第(5)款保留的合理款项、或按照该款存入往来户口的该笔款项、以及处理法团所收得款项的任何其他安排,均须受管理委员会藉决议批准的该等条件所规限.
(7)本条中对任何户口的提述,即为对符合以下说明的户口的提述(a)在一家《银行业条例》(第155章)第2条所指的银行开立的;及(b)以有关法团名义开立的.
第27条:法团帐目(1)除第(3)款另有规定外,管理委员会须备存恰当的帐簿或帐项纪录及其他财务纪录,并在法团注册日期起计最迟15个月内及其后每12个月制备收支表及资产负债表,两者均须由管理委员会主席及秘书或司库签署,并在按照附表3第1(1)段召开的业主周年大会上提交法团省览.
(1A)除非法团是就不多於50个单位的建筑物而成立的,否则为某期间制备的第(1)款所提述的收支表及资产负债表,须由法团聘请并藉业主大会通过的决议所批准的会计师审计,该会计师须作出报告,说明该收支表及资产负债表是否中肯地反映该法团在该期间内的财务往来情况,及在该期间结束时该法团的财务状况,而他可附加他认为适当的附带声明(如有的话).
(1B)在第(1A)款中、单位并非指车房,停车场或汽车间.
(2)管理委员会须准许主管、获授权人员,租客代表,业主,已登记承按人或获业主,已登记承按人就此以书面授权的人在任何合理时间内查阅帐簿.
(3)如有违反第(1)款的规定,管理委员会的每一委员均属犯罪,一经定罪,可处第5级罚款,除非其证明(a)犯罪未获其同意或默许、且(b)在该情况下已尽其应尽的努力、以防止罪行的发生.
(4)对於恰当帐簿或帐项纪录或其他纪录的备存(包括此等帐目及纪录的保存),收支概要的制备,以及任何有关此等帐目及概要的文件的副本的提供、附表6均具效力.
(5)如本条(须解释为包括附表6)与公契或任何其他协议的条款有不一致之处,即以本条为准.
附表5:每年预算(第21(4)及(5)及42条)
1.管理委员会根据第21(1)条厘定的款额、须以管理委员会就管理委员会根据该款指明的期间而拟备的预算为基准.
24
2.第1段所提述的预算,须列明管理委员会认为会是应付第20(1)条所指明类别的各项付款合理所需的款项、又如根据第20(2)条设置一项备用基金,则须列明管理委员会认为会是应付该款所指明类别的各项付款合理所需的款项.
3.如管理委员会认为、预算所列出的任何款项不足以应付拟用该款项支付的建议开支,则可就该预算制备修订预算.
4.如租客代表,业主,已登记承按人或任何由业主或已登记承按人就此而以书面妥为授权的人、以书面要求法团向他提供本附表所提述的任何预算的副本,则司库在收取管理委员会所厘定的合理的副本费后,须将副本提供给该人.
5.如主管或获授权人员要求,则司库须将第4段所提述的副本提供给主管或获授权人员,而不收取任何费用.
附表6:帐目(第27(4)及(5)及42条)
1.根据第27(1)条备存的帐簿,帐项纪录及其他纪录所提述的一切单据,发票,凭单,收据及其他文件,管理委员会须保存一段由管理委员会决定的期间,但不少於6年.
2.在每一段连续3个月的期间后的1个月内、或管理委员会选择的较短期间后的1个月内、司库须就该期间拟备法团的收支概算表,并将其副本展示於建筑物内的显眼处.
3.如租客代表,业主,已登记承按人或任何由业主或已登记承按人就此而以书面妥为授权的人、以书面要求法团向他提供-(a)根据第27(1)条拟备的收支表及资产负债表;或(b)根据第2段拟备的法团的收支概算表,则司库在收取管理委员会所厘定的合理的副本费后,须将副本提供给该人.
4.如主管或获授权人员要求,则司库须将第3段所提述的副本提供给主管或《防止贿赂条例》节录
第9条:代理人的交易(1)任何代理人无合法权限或合理辩解,索取或接受任何利益,作为他作出以下行为的诱因或报酬,或由於他作出以下行为而索取或接受任何利益,即属犯罪-(a)作出或不作出、或曾经作出或不作出任何与其主事人的事务或业务有关的作为;或(b)在与其主事人的事务或业务有关的事上对任何人予以或不予,或曾经予以或不予优待或亏待.
(2)任何人无合法权限或合理辩解,向任何代理人提供任何利益,作为该代理人作出以下行为的诱因或报酬,或由於该代理人作出以下行为而向他提供任何利益,即属犯罪-(3)任何代理人意图欺骗其主事人而使用如下所述的任何收据,帐目或其他文件-(a)对其主事人有利害关系;及(b)在要项上载有虚假,错误或欠妥的陈述;及(c)该代理人明知是意图用以误导其主事人者、即属犯罪.
(4)代理人如有其主事人的许可而索取或接受任何利益,而该项许可符合第(5)款的规定,则该代理人及提供该利益的人均不算犯第(1)或(2)款所订罪行.
(5)就第(4)款而言、该许可-
26 (a)须在提供、索取或接受该利益之前给予;或(b)在该利益未经事先许可而已提供或接受的情况下,须於该利益提供或接受之后在合理可能范围内尽早申请及给予,同时,主事人在给予该许可之前须顾及申请的有关情况,该许可方具有第(4)款所订效力.
第2条:释义利益指(a)任何馈赠,贷款,费用,报酬或佣金,其形式为金钱,任何有价证券或任何种类的其他财产或财产权益;
(b)任何职位、受雇工作或合约;
(c)将任何贷款,义务或其他法律责任全部或部分予以支付,免却,解除或了结;
(d)任何其他服务或优待(款待除外),包括维护使免受已招致或料将招致的惩罚或资格丧失,或维护使免遭采取纪律,民事或刑事上的行动或程序,不论该行动或程序是否已经提出;
(e)行使或不行使任何权利,权力或职责;及(f)有条件或无条件提供、承诺给予或答应给予上文及(e)段所指的任何利益,但不包括《选举(舞弊及非法行为)条例》(第554章)所指的选举捐赠,而该项捐赠的详情是已按照该条例的规定载於选举申报书内的.款待指供应在当场享用的食物或饮品、以及任何与此项供应有关或同时提供的其他款待.
年度财政预算范本XXX大厦业主立案法团截至某年某月某日年度财政预算去年预算实际收入管理费XX(例如: 住宅、商户,停车场)银行利息XX其他收入XX(例如:停车场、康乐设施公用地方、广告版位等租金收入)收入总额XX支出
人事及行政支出:
(一)员工酬金(X)(X)
(例如办事处职员,管理员,清洁工人、护卫员,园丁、兼职工人的薪金,亦包括由物业管理公司聘用员工的薪金)
(亦包括员工福利款项、长期服务金,强积金,逾时工作津贴和其他与工作有关的津贴)
(二)管委会委员酬金(X)(X)
(三)交通及运输费(X)(X)
(四)业主活动(X)(X)
(例如大厦公契提述的节日庆祝或康乐活动)
(五)管委会活动(X)(X)
(例如管委会运作所需支出)
工程及服务:
(一)一般维修及保养(X)(X)
(预算期内应付的合约总额;预算费用包括电力装置,冷气机、水管及污水系统,斜坡,屋宇装备及防火器具和装置的定期检查和维修工程,以及更换电灯泡,松脱墙砖,破烂窗户,修理闭路电视,对讲机、保安系统,卫星电视系统,办公室设备等一般保养工程)
(二)升降机及自动电梯保养工程(X)(X)
(合约总额、更换零件和牌费的预算费用)
(三)植物及园艺工作(X)(X)
(如将服务外判,应列出合约总额;或如由法团进行园艺工作,应列出购买植物和相关装饰物的预算开支)
(四)清洁(X)(X)
(如将服务外判,应列出合约总额;如直接聘用清洁工人、应列出购买清洁工具及用品的预算开支)(五)灭虫(X)(X)
(六)特别工程(X)(X)
(例如:大型维修,翻新,改善工程)
(七)法律及专业收费(X)(X)
(例如:审计费)
(八)管理公司费用(X)(X)
(合约总额或协议的每年支出百分比)
(九)机器及设备的折旧(X)(X)
公共服务:
(一)电费(X)(X)
(二)水费(X)(X)
(三)煤气费(X)(X)
(四)电话费(X)(X)
杂项支出:
(一)保险(X)(X)
(例如第三者保险,火险及其他意外保险,劳工保险,医疗保险等)
(二)差饷及地租(X)(X)
(三)文具及办公室用品(X)(X)
(例如:印刷用具,邮票)
(四)其他(X)(X)
(例如:员工制服)支出总额(X)(X)除税前盈余(亏损)XX税项(X)(X)除税后盈余(亏损)XX已於某年某月某日获管委会通过Appendix 3A Sample of Annual BudgetOwners Corporation of XXX BuildingBudget for the year ended ddmmyyBudget Previous Years FeesXX(e.g. residential, commercial, carparks)Bank IncomeXX(e.g. carpark rental, hire charges of common area, rental of advertisement site)Total and Administration Expenses :
(a) Staff Remuneration (X) (X)
(e.g. salary and wages of office staff, security guards, gardeners, including those employed by the company, if appointed)
(staff benefits, provision for long service provident fund, overtime and job should also be included)
(b) Management Committee Members Remuneration (X) (X)
(c) Travelling and Transportation (X) (X)
(d) Activities for the Owners (X) (X)
(e.g. festive celebration or recreational in the DMC of the building)
(e) Activities for the Management Committee (X) (X)
(e.g. MCs operational expenditure)
31
Works and Services :
(a) General Repair and Maintenance (X) (X)
(contract sum incurred in the budget period orestimated cost for regular inspection and repair ofelectricity installations, plumbingand drainage system, slopes, building services andfire fighting equipment and installations, such as replacement of light bulbs,loosened wall tiles and broken windows, repair television, satellite television system and
(b) Maintenance of Lifts and Escalators (X) (X)
(the contract sum and the estimated cost forreplacement of parts and licence fees)
(c) Landscape Plants and Gardening (X) (X)
(for outsourced service, the contract sum; or for selfgardening, the estimated expenditure forprocurement of plants and related decoration)
(for outsourced service, the contract sum; or fordirect employment of cleaners, the for the cleaning tools and materials tobe purchased)
(e.g. major repair, renovation and
(g) Legal and Professional Charges (X) (X)
(h) Fees to Management Company (X) (X)
(if appointed, the contract sum or the of annual expenditure as appropriate)
(i) Depreciation of Plant and Equipment (X) (X)
Utilities:
Miscellaneous Expenses:
(e.g. third party, fire and other perils, and medical coverage)
(b) Rates and Government Rents (X) (X)
(c) Stationery and Office Supplies (X) (X)
(e.g. printing, stamps)
(e.g. staff uniforms)Total Expenditure(X) before after TaxXXApproved by the Management Committee on (date)
33 预算和实际收支之比较表范本XXX大厦业主立案法团截至某年某月某日之年度季度预算和实际收支比较表
减:支出员工酬金(X)(X)管委会委员酬金(X)(X)交通及运输费(X)(X)业主活动(X)(X)管委会活动(X)(X)一般保养及维修(X)(X)升降机及自动电梯保养(X)(X)植物及园艺工作(X)(X)清洁(X)(X)灭虫(X)(X)特别工程(X)(X)法律及专业收费(X)(X)管理公司费用(X)(X)电费(X)(X)水费(X)(X)煤气费(X)(X)电话费(X)(X)保险(X)(X)差饷及地租(X)(X)文具及办公室用品(X)(X)机器及设备折旧(X)(X)杂项(X)(X)
制备人:批核人:Appendix 4A Sample of Comparison Table between Budgetedand Actual Income and between Budgeted and Actual Income and Expenditurefor the yearquarter ended ddmmyyBudgeted Actual
Less : ExpensesStaff Remuneration (X) (X)MC Members Remuneration (X) (X)Travelling and Transportation (X) (X)Activities for the Owners (X) (X)Activities for the Management Committee (X) (X)General Repair and Maintenance (X) (X)Maintenance of Lifts and Escalators (X) (X)Landscape Plants and Gardening (X) (X)Pest Control (X) (X)Special Projects (X) (X)Legal and Professional Charges (X) (X)Fees to Management Company (X) (X)
36 Electricity (X) (X)Rates and Government Rents (X) (X)Stationery and Office Supplies (X) of Plant and Equipment (X) (X)
Prepared by : Approved by :季度收支概算范本XXX大厦业主立案法团截至某年某月某日季度收支概算本年去年本季累计本季累计管理费XXXX银行利息XXXX其他收入XXXX收入总额XXXX员工酬金(X)(X)(X)(X)管委会委员酬金(X)(X)(X)(X)交通及运输费(X)(X)(X)(X)业主活动(X)(X)(X)(X)管委会活动(X)(X)(X)(X)一般保养及维修(X)(X)(X)(X)升降机及自动电梯保养(X)(X)(X)(X)植物及园艺工作(X)(X)(X)(X)清洁(X)(X)(X)(X)灭虫(X)(X)(X)(X)特别工程(X)(X)(X)(X)法律及专业收费(X)(X)(X)(X)管理公司费用(X)(X)(X)(X)电费(X)(X)(X)(X)水费(X)(X)(X)(X)煤气费(X)(X)(X)(X)
38 电话费(X)(X)(X)(X)保险(X)(X)(X)(X)差饷及地租(X)(X)(X)(X)文具及办公室用品(X)(X)(X)(X)机器及设备折旧(X)(X)(X)(X)杂项(X)(X)(X)(X)除税前盈余(亏损)XXXX税项(X)(X)(X)(X)除税后盈余(亏损)XXXX
制备人:司库Appendix 5A Sample of Quarterly Summary of Income and of Income and Expenditurefor the quarter ended ddmmyyCurrent Year Prior YearQuarter Year-to-date Quarter FeesXXXXBank IncomeXX XXTravelling and Transportation (X) (X) (X) (X)
Activities for the Management Committee (X) (X) (X) (X)General Repair and Maintenance (X) (X) (X) (X)
Maintenance of Lifts and Escalators (X) (X) (X) (X)Landscape Plants and Gardening (X) (X) (X) (X)Legal and Professional Charges (X) (X) (X) (X)
40 Stationery and Office Supplies (X) (X) (X) (X)
Depreciation of Plant and Equipment (X) (X) (X) before TaxXX after TaxXX XX
Prepared by :Treasurer年度收支表范本XXX大厦业主立案法团截至某年某月某日年度收支表
42 由基金转入(转拨)至基金附注(X)(X)上期结转累积盈余(亏损)XX结转下期累积盈余(亏损)XX
附注: 基金结余应在帐表附注内以下列方式清楚列明:年初结余XX由收支帐转入(转拨)至收支帐XX使用(X)(X)年终结余XX
签署人:主席及秘书司库Appendix 6A Sample of Annual Income and Expenditure AccountIncome and Expenditure Accountfor the year ended ddmmyyCurrent Year Previous Year
44 before Tax XXTransfer from(to) Reserve FundNote(X) (X)Accumulated Brought Carried ForwardXX
Note :the balance of the fund(s) should be clearly stated inanote to the accounts as follows :Balance at the beginning of yearXXTransfer from(to) income and expenditure (X) (X)Balance at the end of yearXX
Signed by or Treasurer资产负债表范本XXX大厦业主立案法团於某年某月某日资产负债表非经常资产机器及设备XX水费按金XX电费按金XX其他按金XX经常资产存货XX应收管理费XX应收物业管理公司的款项XX其他应收款项XX(例如银行利息,公用地方租金)预缴费用XX(例如预缴保险费)按金XX银行存款XX现金XX经常负债欠物业管理公司的款项(X)(X)应付帐项(X)(X)
(例如应付合约款项)应付费用(X)(X)
(例如公共服务收费)预收款项(X)(X)
(例如预收管理费)应缴税项(X)(X)
46 净经常资产(负债)XX总资产扣除经常负债XX非经常负债经收讫按金(X)(X)
(例如管理费按金)净资产(负债)XX
即:业主基金(亏绌)基金XX紧急基金XX累积盈余(亏损)XXAppendix 7A Sample of Balance SheetBalance Sheet as at AssetsPlant and Fees due from Property Management CompanyXXOther Rent of public area, bank Insurance premium paid in at BankXXCash in HandXX
48 Current due to Property Management Company (X) (X)Accounts Payable (X) (X)
(e.g. contract fees to be paid)Accrued Expenses (X) (X)
(e.g. utilities in advance (X) (X)
(e.g. management fees received in advance)Tax Liabilities (X) (X)Net Current Assets less Current Received (X) (X)
(e.g. management fees deposits)Net
Representing :Owners 管理费按金分项范本单位应缴按金金额已缴付按金金额收据号码附注总单位数目XXAppendix 8A Sample of Breakdown of Management Fee DepositsFlat Number Amount of Deposit Amount of Deposit Received Receipt Number Flats)
51 日期付款凭单范本PV 0001年(顺序号码)帐目借项贷项付款项目内容制备人批核人入帐人日期收款凭单范本RV 0001年收款项目内容日期记帐凭单范本JV 0001年项目内容
52 DateA Sample of Payment VoucherPV Debit of the item paidPrepared by Approved by Posted byDateA Sample of Receipt VoucherRV of the payment receivedDateA Sample of Journal VoucherJV of the 9每月银行对帐单范本对帐单(截至某月某日)结算日期现金簿上的银行结余X-
加:尚未交兑的支票-(支票号码及日期:)X(某年某月某日)
减:银行尚未入数的存款(X)(某年某月某日)银行结单上的银行结余X-
54 Appendix 10A Sample of Monthly Bank Reconciliation Statement as at (a date of the month)Date ClearedBank balance as per cash bookX-
cheques -(cheque number : xxxxx date:
deposit (X) (ddmmyy)Bank balance as per bank statementX-
55 内部检查工作核对表范本检查项目执行规定是否授予权力分开担任会计工作法团对会计事项的决议尽快收取管理费及其他收入采取适当行动追收逾期管理费及其他费用(例如:债项帐龄分析报告, 小额钱债审裁处)付款及支出项目须得到适当批核入帐工作在合理时间内完成将入帐纪录与证明文件的资料进行核对突击检查证明文件的资料是否足够帐目和证明文件妥为存档妥善编制和展示财政预算,季度收支概算及年度财务报表制定及遵守采购方面的政策和程序(例如:规定大型采购工作的招标报价数目)将银行结单与现金簿的资料进行核对核对银行对帐单将指定的非消耗品列载於固定资产登记簿上将固定资产登记簿与现有资产,存货记录与存货,工作通知单合约与进行工程新近完成工程进行突击核对记录未有遵守既定政策和程序所给予的理由就第三者风险,大厦及有关建筑购买保险
56 Appendix 11A Sample of Internal Review ChecklistItems NoDelegation of of accounting dutiesOCs resolutions on accounting matters(a) xxxxxxxxx(b) fees and other income collected management and other fees handled properly (e.g. debtsaging report, Small Claims and expenditure properly entries booked period of timeTest check of accounting entries with supporting check of adequacy of details on supporting and supporting documents properly filedBudget, quarterly summary of income and expenditure, and annualaccounts properly prepared and policy and procedures laid down and followed (e.g. thenumber of invited in major procurement exercises)Test check of bank statements against cash bookTest check of bank reconciliation non-consumable items recorded in the fixed asset registerRandom check of the fixed asset register against assets, the against inventories, and the job ordercontract against work inprogress or recently completed given and recorded for any non-compliance with the policiesand procedures laid downInsurance relating to third party risks, the building and arranged政府物流服务署印

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