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信息化是企业快速发展的催化剂

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信息化是企业快速发展的催化剂中化广东进出口公司中化广东进出口公司是世界500强企业之一的中国化工进出口总公司在华南地区的全资子公司、其成立于1950年,是中国南方最早成立的国家对外贸易公司.历经50年的发展,中化广东公司现已发展成为集进出口贸易,内贸、仓储等各种经营于一体的综合性大型贸易公司、与世界100多个国家和地区的客户建立了贸易关系,形成了固定的购销网络,在国内外同行业中享有很高的声誉.中化广东与第一流的生产商合作,向客户提供高质量的产品及每一次可靠的交易和服务.公司主要经营成品油、石油副产品、化肥,农药,橡胶及其制品、无机、有机、精细化工,颜料,染料,林产化工产品、医药等商品.
1999年以前、中化广东的状况与大部分国有企业一样存在许多问题和困难,处于濒临破产的境地.经过三年的调整治理,中化广东大胆改革,开拓创新,并积极引入信息化技术手段重塑企业新组织,新机制和新的管理系统,对企业进行脱胎换骨的改造,从而为老企业注入了新的生机和活力、不仅使企业避免了破产的厄运,而且逐步走上良性循环的发展轨道,一跃成为中化系统内国企改革的典范、中化广东能取得这样的成绩,与信息技术的广泛应用是密不可分的.
一、推行企业信息化的背景及信息化工程的具体实施伴随着信息技术的飞速发展,现代信息技术已成为企业成败至关重要的因素之一.信息技术突破了地域和空间的局限,实现了网络化和全球化,这一不可逆转的趋势告诉我们,市场资源的竞争、已经形成了与地域,空间无关的全球一体化的市场、发展信息经济才是21世纪企业获得生存和发展的必由之路.
早在1999年,中化广东就深深认识到现代化管理手段的重要性,并希望通过信息化手段,革新企业管理,使企业走上规范化管理的道路,加快信息化建设的步伐.针对公司管理水平现状,企业信息化水平,中化广东对企业信息化建设进行了科学的规划.
点石商务系统面对进出口贸易交易次数频繁、单据复杂,业务及财务人员工作量大等问题,2000年,中化广东引入了点石商务系统.该系统不仅帮我们解决了以上难题,提高了工作效率,还为我们保存了客户,供应商及商品资料,实现了资源共享.
点石系统抓住贸易业务的关键环节:交易,收购、销售,存储,结算和评价进行业务数据的处理与跟踪;将贸易公司的活动归结为物资流与资金流进行管理;把业务处理对象分为商品、资金和客户;用单据对业务进行描述和监控;使用分单跟踪的核算方法;从经营活动与经营内容两方面进行经营分析;具有功能强大的工具箱.其主体有贸易业务处理系统TRM(包括进出口业务处理系统和库存处理系统)及单据制作系统DMS.
(1) 贸易业务处理系统TRM贸易业务处理系统(TRM)为进出口贸易业务提供了管理商品、客户,收购、销售等相关资料的工具.用户使用TRM不仅可以制作日常业务的对内、对外联系单据,还可以对商品、客户,进货,发货情况进行跟踪和执行结果情况查询.是进出口贸易业务员的好帮手.其主要功能特点包括:
简单,准确的商品资料管理:系统中采用以8位海关码为大分类码、2位扩展类码和6位规格型号码、共16位编码对商品进行管理;利用商品编码、公司不仅可以在各个环节统一管理商品、还可以方便,准确地生成报关单,产地证、退税申报表等对外单据;
客户管理:供货商和销售商都由用户统一进行编码管理;不仅可以在合同和各种单据上方便引用客户编码、更是跟踪客户往来,提供客户各种销售,供货历史资料的基础数据之一;
功能强大的合同管理工具:方便地编辑收购合同和销售合同、合同之间内容的转抄不仅提高工作效率,更可以提供合同执行情况的跟踪过程;同时用户可以利用输出格式自定义功能,定义适合各种需要的合同文本格式,同合同编辑的内容相挂接,自动生成合同文本;
公司内部进程管理流程:系统提供三种公司内部单据(入库通知单,出库通知单和付款通知单),进行物资流和资金流的管理;
分级别的数据访问权限:系统提供三种级别的权限保护和管理:总经理级,部门经理级,业务员级,系统根据使用系统的用户的权限,限制用户访问各种资料(除商品以外)的范围.
此外,审核及成本测算表也是点石的一大特色.审核是管理与监控的关键.点石中可审核的单据包括进出口业务的购销合同、出入库单等十多种单据.可支持一级审核和两级审核两种管理方式.单据审核后,除了不能删改外,还可以根据系统参数设置功能的设置对整个公司的业务流程起更广泛的监控作用;成本测算表是监控业务进程的重要管理工具.点石商务软件中通过对在业务开始前、业务进行中以及事后等环节通过不同的工具与手段为监控具体的业务运作提供必要的支持.
(2) 单据制作系统DMS在出口贸易业务中、单据起着举足轻重的作用.单据制作得及时,准确直接影响出口报关安全结汇的顺利与否.通常、业务人员在处理一套单据时要花很多时间:各种单据都从不同角度对货物,运输,结算等等信息进行描述,其中重复的资料,相关联的资料以及特殊的资料都要准确处理以保证单单一致,单证一致,单货一致.这种复杂而又要求严格的工作困扰着人们去发展更多的业务上,单据制作系统DMS为我们解决了这一难题,作为一个功能强大的制单系统,DMS针对出口业务流程,具有出口单据制作,EDI业务,发运情况统计,运输费用管理,保险费用管理等主要功能.此外,DMS还具有以下几个突出的特点:优良的编辑方法在如何输入单据所有信息方面,DMS经过十分认真地分析,您可以向利用一个专用的编辑器一样输入资料,其效率之高是当前任何其他制单系统所未表现过的;
一次输入,准确生成MS很好地总结了出口单据之间的关系,充分发挥电脑能力、使复杂,重复性强的单据资料一次性,不重复地输入之后,按照国家标准自动准确地生成用户指定的所有单据;
合理的功能配置在追求功能完善的同时,要避免操作上带来的复杂和繁琐.DMS在解决最频繁使用的功能上表现得十分出色,并对用户的特殊要求提供再编辑手段;
符合国家最新颁布的出口单据标准:国家技术监督局发布的外贸出口单证格式,为单证的标准化,电子化打下了基础.DMS保持和国家有关主管机构颁布的最新标准一致,提供处理标准单据的优秀工具;
与EDI 接轨:
DMS已经实现了对已经公布了的国家EDI标准的业务接口(包括UNEDIFACT标准处理),并被国内一些已经进行EDI业务处理的地区的监管机构指定为用户端应用软件.
贸易业务数据处理流程示意图EIM外贸企业业务支持系统中化广东在长期的信息化建设中积累了大量的原始数据,同时在长期的贸易活动中也积累了大量的客户.但由于没有一套统一、有效的管理和分析工具,很难对大量数据进行整理和加工,及时,准确地为管理者和决策者提供所需的各种信息.如出口总部2000年上了《点石商务系统》,虽然实现了业务操作自动化,但由于《点石商务系统》存在缺陷,无法对业务进行有效的监控,业务过程中产生的大量数据也不能进行有效的统计分析;同时客户资料分散在各部门,客户交往记录凌乱,客户信息随销售人员的离去而丢失,未能形成企业资源,成为公司可持续发展的一大难题.
因此,从2001年开始,中化广东探讨开发一套市场信息支持系统和客户关系管理系统EIM外贸企业业务支持系统,该系统一方面立足于内部数据的挖潜,即充分利用已有数据,挖掘数据中潜在的信息价值,同时帮助企业建立能快递反映市场变化的外部信息库,为企业决策提供帮助,增强企业竞争力;另一方面以客户为中心、结合先进的IT技术和CRM的管理理念建立适合中化广东的客户关系管理系统,以适应瞬息万变的市场竞争、提高市场、销售,客户服务的效率.
目前、EIM外贸企业业务支持系统已正式投入使用,能快速整理出规划所需的数据,特别是出口部门,能从不同角度对数据作一个全面的透析,解决了过去花大量时间精力去整理数据,而且有些数据根本无法用手工整理的问题.EIM外贸企业业务支持系统目前所具有的主要功能有:发布公司内部信息;
日常业务:可进行业务过程管理(包括销售业务过程管理和收购业务过程管理)经理级可对销售,收购和出运情况随时进行查询和监控,并可使预算和授信资料以历史存档,方便随时查阅;
商品资料:可查询所经营商品的各种信息,并可按海关编码和规格码两种方式从27个不同角度对商品进行分析;
市场资料:可对市场背景,竞争对手进行信息管理,并从不同角度进行市场分析;
港口资料:从不同角度对出运港口和目的港口进行分析;
业绩资料:从业务员,部门及公司角度进行业务分析;
贸易方式资料:从所掌握的资料中对贸易方式进行分析;
海关查询:可查询公司及全国海关数据,并从多角度对海关数据进行全面透析.
客户资料:可进行客户信息管理,并可从22个角度对客户进行分析;
10,供应商资料:可对供应商进行信息管理,并可从8个不同角度对供应商进行分析;
11,资料采集发布:该模块的目的是要建立规范的信息采集模板,以统一的格式传递信息,以利于信息的管理和发布、并可支持远程信息的采集.
金凯讯石化财经资讯卫星系统作为全国最大经营燃料油的企业,燃料油及原油的最新信息对我们尤为重要.2001年9月,中化广东引入了金凯讯石化财经资讯卫星系统.该系统是由路透社(REUTERS)与北京凯讯信息系统有限公司独家合作,共同建立的一个主要面对石油、石化行业的信息服务网络系统,是国内唯一具有路透合法授权、能够提供国际石化市场信息的服务网络.
金凯讯石化财经资讯卫星系统主要通过卫星广播数据传输系统(VBI方式),为用户提供每周七日,每日二十四小时的与国际、国内市场同步的实时信息服务.内容主要有最新实时市场价格(包括国内外原油、成品油、化工品、外汇,股票等)、专家市场评价,每日二十四小时国内国际动态时事新闻等.
由于金凯讯石化财经资讯卫星系统能即时反映原油、燃料油及其它石油产品每天的价格走势并提供相应的市场分析报告,这对我们业务的开展很重要.同时,金凯讯石化财经资讯卫星系统还能迅速提供国内外的要闻,可以此作为判断影响原油和燃料油价格的因素,使我们能及时把握机遇,获得更大的竞争优势.
二、信息化给企业带来了效益
1,改变了传统的手工传递信息方式,大大提高了工作效率,并增加了管理工作的深度,提高了管理水平;
2,信息系统,实现了数据资源共享、提高了信息交流效率,使信息传递及时准确,使中化广东能科学,及时,完整地收集信息,智能化地分析和决策,提高了市场响应能力、为科学决策提供了可靠依据;
3,提高了服务水平.中化广东通过对信息系统内客户,供应商资料的分析,为现有核心客户提供整套服务,为新客户设计相应的服务方案,并强化采购、发展稳定的供应商;
4,使中化广东的可持续发展能力大大提高:通过建立企业内部网和数据交换与分析系统,实现了数据共享和信息集成,建立起全过程的企业基础数据,为企业的未来发展奠定了基础;
5,提高了销售和采购工作的透明度,使企业经营者可以通过信息系统对现有客户了如指掌.
三、几点体会
1,中化广东在推行信息化建设过程中没有盲目求新,而是根据企业发展需要和市场竞争需求,力求开发和实施有针对性的,适合业务发展的信息系统,因为最先进的不一定的最好的,只有最适合的才是最好的;
2,中化广东通过实施信息化,取得了一定的效果,但是在信息化方面还有很多工作要做.下一步我们计划实现企业ERP系统,构筑企业电子商务平台,实现整个企业的资源共享、进一步规范企业的基础管理和运作方式,使公司建立了更加科学的管理体系和快速反应的企业经营机制;
3,化广东信息系统实施的过程实际上也是一个企业管理创新的过程,通过信息化技术为管理提供了精细的数据,定量化的方法和有效的辅助决策手段,使定性管理向定量管理,静态管理向动态管理,事后管理向超前控制转变,通过数字化管理技术全面提高了企业管理创新能力、使企业能敏捷响应多变的市场、提高了企业创新能力和综合竞争力;
4,信息系统虽然给公司带来了许多效益,但也出现了一些问题.首先,由于部分业务人员对计算机及网络的认识不一、因此还没有使信息系统的使用效益最大化.这需要公司加强对操作人员的培训工作.同时,信息化工程是一项全员参与的工程.企业信息化建设涉及到企业的方方面面,涉及到各个部门和人员,只有各个部门和相关人员积极配合并投入到信息化建设中、这样,才能保证信息化建设的成功.此外,一支技术过硬的网络系统维护队伍是系统正常稳定工作的重要条件之一、当一个系统出现网络故障,维护人员能及时排除故障,才能使系统正常运行.

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