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工资管理

文档类型：

Microsoft PowerPoint PPT 演示文稿文档大小：274KB

工资管理2005年8月
第五章学习目标与要求学习目标系统学习工资管理系统的初始化,日常业务处理,期末业务处理,统计分析的工作程序和实际操作方法.
学习要求:
掌握:工资账套的建立,工资类别、人员类别、工资项目的设置方法;工资数据编辑及计算汇总,个人所得税的计提及扣缴及工资分配转账凭证生成的方法.
了解:了解工资管理子系统的数据流程,主要数据文件和基本编辑的作用与特点思考题
1.工资管理系统的基本功能有哪些
2.工资账套与企业账套的有哪些联系与区别
3.应如何设置工资项目
4.设置银行文件格式的应中顺序完成哪些操作步骤
5.统计分析中凭证查询功能中可以对凭证进行哪些操作
第一节工资系统初始化
一、启动工资系统首次使用工资系统之前、应通过系统管理建立账套,输入有关信息.在建立账套后或在企业门户中已经进行了启用工资系统的操作,否则不能启动工资系统.
二、建立工资账套在初次进入工资系统后应根据企业的实际情况建立相应的工资账套.建立工资财套的内容主要包括参数设置,扣税设置,扣零设置,人员编码设置等.
注意工资账套与企业核算账套是不同的概念,企业核算账套在系统管理中建立,是针对整个ERP系统而言的,而工资账套只针对于用友ERP系统中的工资系统.即企业核算账套中包含工资账套.
如果企业中所有员工的工资发放项目相同、工资计算方法也相同、那么可以对全部员工进行统一的工资核算,选择系统中提供的单个工资类别应用方案,否则则选择多个工资类别.
扣零设置通常在采用现金发放工资时使用,如果单位采用银行代发工资可不进行此项设置.
人员编码即单位人员编码位数,共10位字符.可以根据需要自定义、但总长度不能超过10位字符.
工资账套建立完成后可以直接设置工资类别、也可以以后再设置工资类别.
三、设置工资类别工资系统提供处理多个工资类别的功能,可以为按周或一个月多次发放工资,或者有多种不同类别的人员,工资发放项目不尽相同、计算公式也不相同、但是需要进行统一工资核算管理的单位提供解决方案.工资系统按工资类别进行管理,每个职工类别中有职工档案,工资变动,工资数据,扣税处理,银行账号代发等内容.
同一个部门可以设置多个工资类别.已被使用的部门不能取消选择,选择上级部门后不再进行选定下级部门.
工资类别的启用日期确定后不能进行修改.工资类别建立后,系统直接打开新建的工资类别.在打开工资类别的情况下,工资类别菜单中显示打开工资类别和关闭工资类别两个选项.单击关闭工资类别后,工资类别菜单中显示新建工资类别、打开工资类别和删除工资类别选项.
四、设置人员附加信息系统中除了兼顾人员档案管理的基本功能外,还提供了人员附加信息的设置功能,丰富了人员档案管理的内容、便于对人员进行更加有效的管理.
五、设置人员类别人员类别是指按某种特定的分类方式将企业职工分成若干类别、不同类别的人员工资水平可能不同、从而有助于实现工资的多级化管理.人员类别的设置与工资费用的分配、分摊有关,合理设置人员类别、便于按人员类别进行工资的汇总计算,为企业提供不同人员类别的工资信息.
人员类别名称可以随时修改.已经使用的人员类别不允许删除,人员类别只剩下一个时不允许删除.
人员类别设置的目的是为工资分配设置入账科目时使用.
六、设置工资项目工资数据最终由各个工资项目体现.工资项目设置即定义工资核算所涉及的项目名称,类型,宽度等.工资管理系统中提供了一些固定的工资项目,它们是工资账中不可缺少的,主要包括应发合计,扣款合计,实发合计;若在工资建账时设置了扣零处理,则系统在工资项目中自动生成本月扣零和上月扣零两个指定名称的项目:若选择了扣税处理,则系统在工资项目中自动生成代扣税项目,这些项目不能删除和重命名.其它项目可以根据实际需要定义或参照增加.如基本工资,奖金等.在此设置的工资项目对于多工资类别的工资账套而言、是针对所有工资类别所需要使用的全部工资项目,对于单工资类别而言、就是此工资账套所使用的全部工资项目.
与选择的工资账套参数无关,系统均是提供应发合计,扣款合计,实发合计几项固定的工资项目.
如果建账(见图5-3)时选择了是否核算计件工资,则系统提供计件工资工资项目.
如果建账(见图5-4)时选择了代扣个人所得税,则系统提供代扣税项目.
如果建账(见图5-5)时选择了扣零处理,则系统提供本月扣零和上月扣零两个工资项目.
工资项目名称必须唯一.已使用的工资项目不可删除,不能修改数据类型.系统提供的固定工资项目不能修改.
七、设置银行名称当企业发放工资采用银行代发形式时,需要确定银行名称及账号长度.发放工资的银行可以根据实际需要设置多个,这里银行名称设置是指所有工资类别涉及到的银行名称.如果同一工资类别中的人员由于在不同的工作地点、需要由不同的银行代发工资,或者不同的工资类别由不同的银行代发工资,均需将相应的银行名称在此一并设置.
银行账号长度不得为空、且不能超过30位.输入时需要自动带出的账号长度是指在输入人员档案的银行账号时,从第二个人开始,系统根据用户在此定义的长度自动带出银行账号的相应长度,可以有效提高录入的速度.
如果删除银行名称则同银行名称有关的所有设置将一同删除,包括银行的代发文件格式设置,磁盘输出格式的设置等.
八、人员档案人员档案的设置用于登记工资发放人员的姓名、职工编号,所在部门,人员类别等信息,此外人员的增减变动都必须先在本功能中处理.人员档案的操作是针对于某个工资类别的,即应先打开相应的工资类别才能进行人员档案的设置.
由于进行银行名称设置时已经设置了录入时需要自动带出的账号长度,因此,在输入第1个人员档案后,其他的人员档案中的银行账号会自动带出相应的账号的位数.
在增加人员档案基本信息对话框中停发工资,调出和数据档案不可选、只有在修改状态下才能编辑.
(一)增加人员档案人员档案在修改的状态下可以进行停发工资,调出和数据档案的编辑.已作调出标志的人员,所有档案信息不可修改、其他编号可以再次使用.调出人员可在当月末结算前、取消调出标志,但编号已被其他人员使用时,不可取消.有工资停发标志的人员不再进行工资发放,但保留人员档案,以后可恢复发放.标志为停发或调出人员,将不再参与工资的发放和汇总.如果在人员档案中直接输入职工工资,可以在工资数据录入页编辑对话框中进行数据的录入.由于现在还未对在岗人员选定工资项目,因此,现在暂不进行工资数据的录入.
(二)修改人员档案当个别人员的档案需要修改时,在人员档案对话框中可以进行修改.当一批人员的某个工资项目同时需要修改时,可以利用数据替换功能,即将符合条件的人员的某个工资项目的内容、统一替换为某个数据,以提高人员信息的修改速度.
(三)数据替换
九、设置计算公式由于不同的工资类别、工资发放项目不同、计算公式也不同、因此在进入某个工资类别后,应选择本工资类别所需要的工资项目,再设置工资项目对应的计算公式.
工资项目一旦被选择,即可进行公式定义.没有选择的工资项目不允许在计算公式中出现.不能删除已输入数据的工资项目和已设置计算公式的工资项目.如果所需的工资项目不存在,则要关闭本工资类别、然后新增工资项目,再打开此工资类别进行选择.
(一)选择工资项目设置计算公式即定义工资项目之间的运算关系,计算公式设置的正确与否关系到工资核算的最终结果.定义公式可以通过选择工资项目,运算符,关系符,函数等组合完成.
函数公式向导只支持系统提供的函数.
(二)设置计算公式
第二节日常业务处理
一、工资变动
第一次使用工资系统必须将所有人员的基本工资数据输入计算机、每月发生的工资数据变动也在此进行调整,如奖金,扣款信息的录入等.工资变动处理之前、需要事先设置好工资项目及计算公式.
第一次使用工资系统必须将所有人员的基本工资数据录入系统.工资数据可以在录入人员档案时直接录入,需要计算的内容再在此功能中进行计算.也可以在工资变动功能中录入,当工资数据发生变动时应在此录入.
如果工资数据变化较大可以使用替换功能进行替换在修改了某些数据,重新设置了计算公式,进行了数据替换或在个人所得税中执行了自动扣税等操作,必须调用计算和汇总功能对个人工资数据重新计算,以保证数据正确.
如果对工资数据只进行了计算的操作,而未进行汇总操作,则退出时系统提示数据发生变动后尚未进行汇总,是否进行汇总,如果需要汇总则单击是按钮;否则,单击否按钮即可.
二、扣缴所得税个人所得税是根据《中华人民共和国个人所得税法》对个人所得征收的一种税.手工情况下,每个月财务部门都要对超过扣除基数金额的部分进行计算纳税申报,系统提供申报只对工资薪金所得征收所得税.
鉴于许多企、事业单位计算职工个人所得税的工作量较大,系统中提供了个人所得税自动计算功能,用户只需要定义所得税率并设置扣税基数就可以由系统自动计算个人所得税,减轻了用户的工作负担、提高了工作效率.
个人所得税扣缴申报表是个人纳税情况的记录,系统提供对表中栏目的设置功能.系统默认以实发工资作为扣税基数.如果想以其他工资项目作为扣税标准,则需要在定义工资项目时单独为应税所得设置一个工资项目.
(一)选择申报表栏目如果单位的扣除费用及税率与国家规定不一致,可以在个人所得税扣缴申报表窗口中单击【税率】按钮进行修改.修改确定后系统自动重新计算,并将此设置保存到下次修改确认后.
(二)税率表定义个人所得税的税率定义窗口初始为国家颁布的工资,薪金所得所适用的9级超额累进税率,税率为5%45,级数为9级,费用基数为1200元、附加费用3200元.用户可以根据实际需要调整费用基数和附加费用以及税率.
应纳税所得额下限不允许改动.系统设定下一级的下限与上一级的上限相同.当调整某一级的上限时,该级的下限也随之改动.
当增加新一级的上限即等于其下限加一、用户可根据需要调整新增级次的上限.
系统税率表初始对话框的速算扣除数由系统给定,用户可以进行修改;用户增加新的级次时,则该级的速算扣除数由用户自行输入.
在删除税率的级次时,一定要注意不能跨级删除,必须从末级开始删除.税率表只剩一级时不允许删除.
当税率定义完成确认后,系统将根据用户的设置自动计算并生成新的个人所得税申报表.如果用户修改了税率表或重新选择了收入额全计项、则用户在退出个人所得税功能后,需要到数据变动功能中执行重新计算功能.否则系统将保留用户修改个人所得税前的数据状态.
个人所得税扣缴申报表是个人纳税情况的记录,系统提供对表中栏目的设置功能.
个人所得税申报表栏目只能选择系统提供的项目,不提供由用户自定义的项目.
系统默认以实发合计作为扣税基数.如果想以其他工资项目作为扣税标准,则需要在定义工资项目时单独为应税所得设置一个工资项目.
(三)个人所得税计算如果单位的扣除费用及税率与国家规定的不一致,可以在个人所得税扣缴申报表中单击税率按钮进行修改.
在工资变动中、系统默认以实发合计作为扣税基数,所以在执行完个人所得税计算后,需要到工资变动中、执行计算和汇总功能,以保证代扣税这个工资项目正确地反映出单位实际代扣个人所得税的金额.
个人所得税的计提基数的初始设置是1200元、如果需要进行工资变动,修改个人所得税的计提基数,就应该在修改了个人所得税的计提基数后,再进行一次工资变动,否则工资数据将不正确.
三、银行代发银行代发即由银行发放企业职工个人工资.这种代发形式减轻了财务人员发放工资工作的繁琐,有效地避免了财务部门到银行提取大笔款项所承担的风险,提高了对员工个人工资的保密程度.
银行代发文件格式设置是根据银行的要求,设置提供数据中所包含的项目,以及项目的数据类型,长度和取值范围等.
(一)银行文件格式设置若输入的字段类型与数据内容不匹配、系统将提示是否转换字段类型.
若单击格式按钮,则系统自动将字段类型转换成与数据内容相符的格式;否则需返回格式设置中进行修改.
新增栏目的数据来源,只能通过选择录入,不能手工输入.如果栏目顺序需要调整,则用鼠标拖动需要调整的栏目到相应的位置即可.
根据银行的要求,设置向银行提供的数据是以何种文件形式存放在磁盘中、且在文件中各数据项目是如何存放和区分的.
(二)银行代发输出格式设置磁盘输出是指按用户已设置好的格式和设定的文件名、将数据输出到指定的地方.在银行代发一览表窗口中单击【传输】按钮,即可进入代发文件磁盘输出功能.
(三)磁盘输出选择输出文件的存储路径并设定保存文件的名称.如输出到软盘,则插入软盘.单击【确认】按钮,即可备份代发文件;单击【取消】按钮则取消操作.
进行磁盘输出时,系统在传输转换时会自动将文本文件格式的字段类型全部转换为字符型.
设置代发文件名称时,文本文件不能超过16位字符或8个汉字.DBF文件名称不能超过8位字符或4个汉字.只有选择银行名称为招商银行时,选择输出文件格式为.TXT,选择加密格式,输出的文本文件必须用招商银行相关的解密程序读取.
四、工资分摊工资分摊是指当月发生的工资费用进行工资总额的计算,分配及各种经费的计提,并制作自动转账凭证、传递到总账系统.
在初次使用工资系统时应先进行工资分摊的设置.所有与工资相关的费用及基金均需建立相应的分摊类型名称及分摊比例.
(一)设置工资分摊类型所有与工资相关的费用及基金均需建立相应的分摊类型名称及分类比例.
不同部门,相同人员类别可以设置不同的分摊科目.不同部门,相关人员类别在设置时,可以一次选择多个部门.
(二)分摊工资并生成转账凭证工资分摊应按分摊类型依次进行.在进行工资分摊时,如果取消选中合并科目相同、辅助项相同的分录复选框,则在生成凭证时将每一条分录都对应一个贷方科目;如果单击批制按钮,可以一次将所有本次参与分摊的类型所对应的凭证全部生成.
五、月末处理月末处理是将当月数据经过处理后结转到下个月份.每月工资数据处理完毕后均可进行月末结转.由于在工资项目中、有的项目是变动的,即每月的数据均不相同、在每月工资处理时,均需将其数据清为0,而后输入当月的数据,此类项目即为清零项目.
月末处理只有在会计年度的1月至11月进行.如果处理多个工资类别、则应打开工资类别、分别进行月末处理.如果本月工资未汇总,系统将不允许进行月末处理.进行月末处理后,当月数据将不再允许变动.月末处理功能只有账套主管才能执行.
六、反结账在工资管理系统结账后,发现还有一些业务或其他事项需要在已结账月进行账务处理,此时需要使用反结账功能,取消已结账标志.
在进行月末处理后,如果发现还有一些业务或其他事项要在已进行月末处理的月份进行账务处理,可以由账套主管使用反结账功能,取消已结账标志.
有下列情况之一不允许反结账:总账系统已结账;汇总工资类别的会计月份与反结账的会计月份相同、并且包括反结账的工资类别.
在工资管理系统中、单击【业务处理】【反结账】,选择要反结账的工资类别、确认后即可完成反结账的操作.
本月工资分摊,计提凭证已传输到总账系统,如果总账系统已审核并记账,需做红字冲销后,才能反结账;如果总账系统未做任何操作,只需删除此凭证即可.如果凭证已由出纳签字或主管签字,应在取消出纳签字或主管签字,并删除该账凭证后才能反结账.
第三节统计分析工资业务处理完成后,相关工资报表数据同时生成.系统提供了多种形式的报表反映工资核算的结果,报表的格式是工资项目按照一定的格式由系统设定的.如果报表提供的固定格式不满意,系统提供修改表新建表的功能.
一、我的账表我的账表主要功能是对工资系统中所有的报表进行管理,有工资表和工资分析表两种报表类型.如果系统提供的报表不能满足企业的需要、用户可以启用自定义报表功能,新增报表夹和设置自定义报表.
二、工资表工资表用于本月工资的发放和统计,本功能主要完成查询和打印各种工资表的工作.工资表包括以下由系统提供的原始表:工资卡,工资发放条,部门工资汇总表,部门条件汇总表,工资发放签名表,人员类别汇总表,条件统计(明细)表及工资变动汇总(明细)表.
在工资系统中、单击【统计分析】|【工资表】,打开工资表对话框,选择要查看的工资表,单击【查看】按钮,输入查询条件,即可得到相应的查询结果.
三、工资分析表工资分析表是以工资数据为基础、对部门,人员类别的工资数据进行分析和比较、产生各种分析表,供决策人员使用.工资数据分析表包括:工资增长分析表,按月分类统计表,部门分类统计表,工资项目分析表,员工工资汇总表,按项目分类统计表,员工工资项目统计表,分部门各月工资构成分析及部门工资项目构成分析表.
四、凭证查询工资核算的结果以转账凭证的形式传输到总账系统,在总账系统中可以进行查询,审核、记账等操作,不能修改或删除.工资管理系统中的凭证查询功能可以对工资系统中所生成的转账凭证进行删除及冲销的操作.
五、工资类别汇总在多个工资类别中、以部门编号,人员编号,人员姓名为标准,将此3项内容相同人员的工资数据做合计.如果需要统计所有工资类别本月发放工资的合计数,或某些工资类别中的人员工资都由一个银行代发,希望生成一套完整的工资数据传送到银行、则可使用此项功能.
工资分析表不受数据权限控制,能查询到无权限的部门工资数据.

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