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提案制度

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200559 提案制度前言提案制度是个人导向「改善」的一部份.管理人员的责任是设计良好的提案制度,以确保整个制度的活力.公司实施提案制度通常必须经历三个阶段.
第一个阶段,部门主管最重要的任务是鼓励员工提出建议,只要是有关工作或工作现场的任何建议,都值得鼓励.利用部门定期规划出的教育训练、养成平时检测工作状况及发现问题.这个阶段的重点是帮助员工学会检讨本身工作.
第二个阶段的重点是员工教育,为了让员工提出高品质的建议,部门主管此时应该教导员工如何运用分析问题和分析情境的工具.
第三个阶段,员工已经有了提出建议的兴趣和能力后,部门主管或公司经营管理人才可以考虑建议案的经济效益.提案制度实行后的成果,最快需三到五年的时间才会有成果出来,非一蹴可及.更需要公司全体同仁平时的努力与训练、各部门的教育训练须定期实行且落实.
提案制度除了能提高员工的「改善」意识之外,一方面也提供员工与上司及同事沟通的机会,另一方面则让管理人员有机会协助员工解决他们所遇到的问题.换言之,提案制度提高员工与管理人员之间的双向沟通,并且有助於员工的自我发展.
提案奖励办法
一、目的泰宇出版股份有限公司为鼓励员工参与改进行政业务,以期集思广益,达成节省行政资源,有效提升服务品质与行政效率,并增加公司营运,创造利益,提高公司竞争力之目标,特订定本办法.
二、目标
1.建立使同仁均能参予公司决策与管理之制度,以凝聚决策共识,激发工作意愿, 落实公司决策之执行.
2.培养於日常工作中抱持问题意识,随时思考与改善行为的习惯.
3.增进彼此意见交流机会,增加员工间的沟通,提升沟通内容与层次.
4.对於公司行政,业务及产品品质主动提出改进措施,以提升服务效能.
5.激发创意,提升思考风气.
6.为落实提案内容的改善,透过学习新技能,以开发及提升员工的工作能力.
7.从事有意义的行为、满足个人自我的实现.
8.塑造公司主动,积极、和谐且富有创新之组织文化.
三、适用对象:本办法之提案人以泰宇公司员工为范围.
四、提案范围:举凡有关各项管理改善,创新事项、以期达成节省行政资源,有效提升产品及服务品质与行政效率均可提案.
若提案涉及下列诸项者、则不予受理:
1.涉及团体或人身者.
2.公司或主管交办事项、或业务上已被指示改善者.
3.已具体著手进行改善者.
4.重复提案者.
5.个人诉苦,不平的怨言及批评者.
6.个人薪资或人事异动,任免者.
五、提案分类:
1. 意见:仅提出缺点或问题者、而无具体建议及办法,请填写意见表.
2. 建议:针对意见表提出之问题,有具体建议及办法者、请填写建议表,并请注明针对之意见表案号.
3. 提案:个人提案,且有具体建议及办法,请填写提案表.
六、提案管道:公司将设提案专用mail信箱,供同仁投递.
七、提案程序:
1.填写提案表(意见表,建议表)乙份,审查会议每月召开二次,凡提出之提案,意见及建议,皆公布於布告栏上.
2.公司召开提案审查会议,将提案汇整后讨论之.
3.审查结果於会议中做成决议后,将提案,意见及建议审查结果(含通过及未通过), 公布於布告栏上.
八、提案核定原则:
1.采用之提案(意见、建议):交由有关部门实施,除通知提案人外,并於每月列表公布当月提案项目.
2.不采用之提案(意见、建议):於每月列表公布提案项目,其不采用缘由,一并於公布栏上说明原因.
3.提案保留(意见、建议):若提案必须花费较长的时间考量者、提案审查小组可先将原提案保留,保留3~6个月重新检讨一次.作为中、长程计划,并事先通知提案人.
九、提案实施成效追踪:
1.追踪项目:(1)执行情形(2)持续效益
2.追踪期限:半年.
3.追踪次数:每二月乙次.
4.追踪处理原则:实施中断或执行不佳者由执行单位查明原因,於会议中提出报告.
5.采用之提案经二次追踪执行情况及效益皆佳者、予以结案. 未通过退回通过提案审查流程图意见公告通过(核点1~3)未通过(核点0)无建议建议审查提案保留提案,建议通过(核点1~5)提案成立核定奖金执行.成立专案结案成果奖励提案审查考核办法
1.设立提案审查委员会,置委员若干人、实施第一、二年由总经理委任各部门主管担任, 并指定一人为召集人、另增设一位干事,均为无给职.提案审查会议并入主管会议议程.
2.第三年以后可根据公司实施后实际状况,再评估提案审查委员的遴选问题.
3.审查结果除不予受理者外,於会议中做成决议后,由总经理签请核准函送相关部门(各部门主管单位)据以实施试行.试行效果评析,由原提案人或执行单位、於提案审查会议中报告执行情形,追踪成效.
4.通过之特殊重大提案,拟成立一专案执行小组,并定期报告进度及效益.
5.提案实施成果应由主管单位於实施半年后依据审查小组通过之预期实施效果办理评估,并转送汇提审查小组审查.
6.审查:审查委员会审查提案适用性.
处理中:在审查后,但因潦草不清而退件重写.
未过:审查小组判断提案不恰当,终止此提案流程.
通过:审查小组判断提案恰当,核定积点或分数,然后交付相关单位执行.於六个月内执行完毕,最终审查委员会评估施行成效,并做成本分析与效益评估.
若於六个月内无法执行完毕,审查小组针对此案件再做一次评估,是否须延长时间,或列为长程计划.提案通过率(不含审查处理中)% =通过÷(未过通过)
施行改进措施分成三种结果:施行中、已经收到(但还没审核结果),已经结案(结果审核完毕);提案施行率% = (已收到已结案) ÷(审查未过审查通过)提案申请流程施行审查月处理中未过通过总件数通过率施行已经收到结案% %蓝底栏位表示「提案制度」主要指标. 提案的统计时段[月,季,年]各部门可依循通过之提案,规划或纳入部门之教育训练、工作重点.
7.提案之奖励:
◎凡采用之『意见』或『建议』,采积点方式计算,每点奖金100元、年终结算核发.
提出之意见问题(无具体建议)经采用后,给予积点点数.(核发点数1~3点)针对意见提出具体的建议者、经采用后给予积点点数.(核发点数1~5点)
◎提案经审查小组认定成立者、於公布栏公布分数,并於每月颁发奖金.
提案通过之评估项目分数占有比率
1.创造力或原创性10%
2.提出该项建议所需的努力程度10%
3.其他部门的适用性10%
4.品质改善,效能提高成本降低30%
5.解决方案的可行性完整性40% 总分100%依据职务等级系数评比职级系数评估分数实际评定分数部门主管0.93年以上资深员工0.95一般员工1
举例:一般基层人员提案考核通过,评估分数65分.则实际评定分数为65分系数1=65分→所得奖金1000元部门主管同样提案考核通过,评估分数80分.则实际评定分数为80分系数0.8=64分→所得奖金1000元级数评分一览表分数奖金50分以下未通过51~60分50061~70分100071~80分150081~90分200091~100分2500
8.成果奖励之认定:实施成效达下列标准之一者、认定为实施成效显著,另由总经理酌发成果奖金.
成果认定标准: 每年节省经费可达新台币10万元以上者.作业方式现代化,行政程序合理,便利,服务品质与效率显著提升,影响深远,有具体事实者.
9.年终提案竞赛评比:分个人及部门两类
个人:凡提案,意见及建议案确认成立者、年终结算总奖金数,取其前三名年终表扬.
奖金:第一名3000元;第二名2000元;第三名1000元.
部门:凡提案确认成立者、以部门为单位、年终结算总案件数÷部门人数(含主管),得出平均数,取其最优之部门年终表扬,奖金5000元.

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