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财政部型塑共同愿景推动组织学习经验报告

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财政部型塑共同愿景推动组织学习经验报告-以政风处执行雁行政风组织学习计画为例-前言为营造政府优质学习文化,提高学习能力、强化政府服务品质及国际竞争力、本部依据行政院2004年2月2日函颁「型塑学习型政府行动方案」、本部秉遵指示、配合推动相关组织学习计画,同时召开「财政部推动组织学习委员会第2次会议」通过财政部至2011年主愿景-「创造优质财政,追求收支平衡」、进而透过组织学习观念之建立,学习环境营造,各项活动推展,来进行「自我超越」、「改善心智模式」、「建立共同愿景」、「团队学习」及「系统思考方式」五项修0,充分落实组织学习之目标,增进本部各成员学习能力、专业素养,进而交互影响并带动机关组织之成长,终极提升政府服务品质及国家竞争力.
财政部政风处承续本部之主愿景,同时融合政风机构愿景-「提升核心能力、落实顾客服务导向」、为积极寻求政风核心价值,建立新政风工作目标,凝聚政风人力资源与提升业务精进作为、经深入观察与探讨,乃移植企业管理「雁行」理念,(当野雁南飞过冬时,飞行队伍呈「V」字型,保持适当距离,既不影响飞行、亦互相照应扶持、可增加71%的续航力、随时维系团队良好运作,为自然界中团队精神表现的最佳代言).构思政风再造方案,即以「雁行」为经营基础、经集体多次研讨於2004年4月完成「政风工作组织与业务再造方案」-『雁行政风』,以计画性执行作为、由内部自我诊断、外部检视监测,透过任务编组,工作小组持续的组织学习,以知识管理策略,统筹专业与资源,建立政风知识管理系统,提供组织及业务再造契机、其目标与本部推动之「组织学习」不谋而合.故於2004年10月29日提出配合本部「组织学习推动」执行「雁行方案」报告,成为财政部推动组织学习的自愿参与单位、并於2005年1月27日提出「雁行方案」执行进度报告,决议「雁行方案」正名为「雁行政风」、并提出「推动雁行政风,型塑廉能文化」之组织学习愿景.
2005年9月27日「财政部推动组织学习委员会第3次会议」与会专家学者对财政部政风处之「雁行政风组学习」提出建言、多所肯定,兹摘录如右:1.是自愿式的组织学习型态、相当令人震撼.不论从组织的诊断、问题的提出、危机意识的建立,议题的设定,至计画内容的推展,以组织运作的效能,流程之衔接性而言、都非常符合组织学习的型态.值得推崇政风处的雁行计画;2.政风处的组织学习计画是各单位计画中、唯一建构知识管理网站的,惟若能在绩效评量及效果延伸方面,持续不断推展,组织学习效果将会更好.3.绝对可成为各部会非业务单位的表率.4.雁行理论本身就很值得敬佩,尤其将管理理论应用在公务体系中、更是不容易,计画内容从如何建构,分析,到终身学习,都相当完整,是相当不错的一份学习计画.5.雁行计画能提升效率,降低舞弊,并与财政部愿景的扣合上相当好,建议可以上网人次作为衡量指标.
壹、雁行政风组织学习所推动之议题内容为达财政部政风处的愿景目标,雁行政风设定5个次愿景, 1.雁行政风~团队精神:营造学习型组织文化,汇集团队智慧及经验、汲取资深同仁之经验与结合新进同仁之创意,共同吸收学习成长.2.专业政风~客观卓越:藉由提高学习型能力、获取知识进而创造价值经验、带动组织成员之专业创新,达成客观卓越的组织目标.3.走动政风~服务谘询:提升行动热忱负责的组织素养,建立成员专业,信心及勇於任事的精神,达到负责任,不推诿之组织素养.4.优质政风~同理关怀:以「关怀同仁」为组织革新的核心动力、并将「同理心、关怀情」作为推动成员专业於组织内外之关键锁钥.5.前瞻政风~风险管理:以深入专精,效率控管妥处机关(构)各项弊端所产生之风险及损害,即於最有效率及最小伤害之条件下,完成风险控管,危机处理等作为.
再以上述愿景为目标,透过内造诊断-先行检视政风工作重点项目,针对已执行及未能执行之项目,透过自我初步诊断、及专案复诊,找出病因,对症下药(2004年7月12日财政部所属政风机构自我诊断项目结果)与外造诊断-透过专案探讨,进行政风功能与机关组织文化间关系之研究,实施全面性问卷调查,探求机关同仁对政风之看法与期待等建言、提供业务功能改造之重要参考(2005年2月23日财政部政风处完成之「『如何推动政风工作中型塑机关廉洁效能的组织文化报告』-以财政部暨所属机关为例」)等雁行政风推动之指导性作为.
雁行政风设置领导团队及服务团队,并设置分组学习团队,初期,雁行政风设置5个学习团队,按内、外造诊断结果赋予研究主题.第一阶段以业易滋弊端业务内部稽核为主轴,扩张阶段加入4组的研究计画,以滚动式扩张组织学习效果,兹简介如下:
一、业务专精组:如何推动各机关易滋弊端业务之内部稽核工作.
(一)金融类组∶研究金融行库易滋弊端业务之风险管理工作.(二)税务类组∶研究内地税捐机关易滋弊端业务之内部稽核.
(三)国产类组∶研究国有财产机关易滋弊端业务之内部稽核.
(四)关务类组∶研究海关易滋弊端业务之内部稽核.
(五) 采购类组∶研究采购业务之稽核工作.
二、EKM 组:如何设置政风知识管理网站.(列入学习型组织扩张阶段学习团队)
三、宣导行销组:如何宣导政风工作与公共关系.(列入学习型组织扩张阶段学习团队)
四、中间案件组:如何查办中介业者犯罪并协助机关强化风险管理机制.(列入学习型组织扩张阶段学习团队)
五、资讯稽核组: 精研政风机构如何办理机关专案资讯稽核.(列入学习型组织扩张阶段学习团队)贰,雁行政风如何进行组织学习
一、策略:汲取「雁行」团队合作理论导入学习型组织观念,规划政风组织革新方向,同时建立人才资料库,成立各种学习团队,订定各项组织型学习计画,融汇资深同仁之经验结合新进同仁之创意,办理各项学习型组织活动,进行计画控管,达成组织学习五项修0,落实「学习型组织」的目标.
二、具体作法:
(一)规划阶段:
1.办理「自我诊断分析」及「雁行小组意愿调查」、了解工作瓶颈及自我革新意愿.
政风主管联系会报督请各级主管督导所属配合办理.办理之讲习训练、安排有关「雁行方案」课程,鼓励政风人员勇於接受挑战,加入雁行小组.
2.拟订组织章程」及工作计画,作为学习型组织推动之基础.
(1)研拟「财政部政风处『雁行政风』专案小组组织章程」、并遴选10位委员,成立专案小组.
(2)召开「雁行政风」专案小组委员会议,确定作业分工及计画进度,考核等内容.
3.汇整「自我诊断分析表」及「意愿调查表」、完成组织自行审视及建立学习型组织推动初期人力资料库.专案小组分组分工分项进行分析统计并编撰报告.
4.成立「雁行政风小组」、负责审核各项学习计画及追踪考管,并先期研发定位组织革新的学习方向.
(1)依据总结报告及业务需求等、研讨设定「雁行政风小组」主办业务类别及遴选学习团队成员方式.
(2)遴选小组主持人、召开会议研讨拟运作方式及各学习团队专案之提案方式,进度考核、成效考核方式.
(3)研发定位组织革新的学习方向,以调查本部所属机关组织文化与政风机构之相关为议题进行研究,寻找政风机构在本部各机关中之革新及发展之方向.
(二)执行阶段:
1.「雁行政风小组」初期进行「专案研究计画」及追踪评鉴,以确立组织革新的学习方向之定位、结合「组织文化问卷调查」报告,施政计画,政风工作需求及部属自我诊断情形等关键指标订定目标.
2.规划建置「财政部政风处知识管理网站」(EKM),以为各种学习资源的资讯平台及资料库.
(1)专案小组评估规划或委外办理建置「知识管理网站」.
(2)组成「资讯分组」负责建置「知识管理网站」事宜.
3.依据「雁行政风小组」定位组织革新的学习方向,成立各种学习团队,推动学习型组织运作,并由各学习团队提出「专案研究计画」交「雁行政风小组」审核及追踪评鉴.另成立雁行服务小组,协助规划与提案组织学习活动及研究新的学习方式,搜集组织学习相关资讯.
(1)成立雁行行政服务组,进行服务各学习团队等工作.
(2)依据上述目标成立各种学习团队设定专案研究计画,并研编「企划书」.
(3)专案研究「企划书」内容包括专案理由,专案目标,预期效益及评估指标,完成期限,分工人力配置等.
(4)专案研究「企划书」、提报「雁行政风小组」讨论审核通过后实施,并列入追踪评鉴.
4.营造组织学习有利环境.
(1)雁行行政服务组提出各种奖励方案.
(2)学习会议及集会场所交各学习团队自行决定,以激发创意及团体脑力激荡为原则,不以办公处所为限.
5.提升组织学习能力.
(1)各学习(研究)团队召开专案研讨会.
(2)建立学习日志.
(3)纪录学习过程.
(4)建立教练制度-设立召集人为教练.
(5)雁行行政服务组进行各学习团队之进度关心.
6.「专案研究计画」成果评鉴.
雁行政风研究成果评鉴项目及配比如下:
(1)专案研究企划书之内容及提出:占20%(2)研究团队召开专案研讨会达成创新要求:占5%(3)研究团队召开专案研讨会次数及到场人数:占5%(4)学习各种会议纪录情形:占5%(5)学习日志内容:占5%(6)召集人(教练)之阅读日志及互动,表现:占5%(7)学习研究结果提交速率:占5%(8)学习研究报告内容:共占50%
a.学习研究报告主题对机关之重要性:占10%
b.学习研究报告内容深度及专业度:占15%
c.学习研究报告内容创新度:占10%
d.学习研究报告内容可行度:占10%
e.学习研究报告编排美观及创新度:占5%(三)奖励学习并将组织学习转化为工作绩效:
1.「雁行政风小组」对各学习团队成员绩效评鉴.
2.将所属各机构所需执行部分订颁执行.
(四)扩张阶段:
1.各学习团队针对标竿学习成果办理发表观摩.
2.组织学习范围扩展.
(1)增加学习团队设置.
(2)增加相关活动及研究会议次数.
(3)增加参与学习团队人数.参,雁行政风有那些人参与
一、人力评估财政部暨所属政风单位计赋税,国库,税务,国产管理,海关,菸酒,金融等67单位、人员约170人、平均年龄44.6岁、男性127人、女性36人、法律系65人、政风高考27人、素质精良整齐,透过集中整合有效运用,可充分显现政风之团队专业性,从而建立起同仁正确价值观→激发出旺盛心→并转化为积极行动力→进而达到高度成就感之机制.
二、目前使用之人力及编组(一)业务专精组之成员全员共计63名如下:
1.税务类组(学习型组织之学习团队).(7名)组员:苏荣华,达,贾鹏鸿,廖柏森,钱季麟,张主弘,廖莺纯.
2.国产类组(学习型组织之学习团队).(6名)组员:郑在深,王苏金生,陈泰,陈聪智、黄0镇,沈建龙.
3.关务类组(学习型组织之学习团队).(6名)组员:陈宜仁、蔡戎宥,陈昌运,苏顺清、庄富瑜,郑玫怡.
4.采购类组(学习型组织之学习团队).(5名)组员:李德生,杨宗柏,叶成康,赖伟克,张舒斐.
5.金融类组(学习型组织之学习团队).(6名)组员:胡膺权、李云绪,徐正毅、萧振梁、孙锦云,杨恭能.
(二)EKM组:研究主题-如何设置政风处EKM架构(列入学习型组织扩张阶段之学习团队),成员如下:(6名)柯英彦,刘家锡,王俊煌、郭建毅、黄文龙,叶俊杰.
※柯英彦担任召集人(三)宣导行销组:研究主题-如何宣导政风工作与公共关系(列入学习型组织扩张阶段之学习团队),成员如下:(10名)马以能,李敬伦,陈为志,郑羽0,黄巧帜,黄泓智、张佩玉、刘汉苓,陈心缇,陈伯洲.
※马以能担任召集人(四)中间案件组:研究主题-如何查办仲介业者犯罪并协助机关强化风险管理机制(列入学习型组织扩张阶段之学习团队),成员如下:(10名)张一民,黎超、刘禹谟,林克文,张湘中、章德园、张敬修,罗凤祥,高国杰,邱致翔.
※张一民担任召集人(五)资讯稽核组:研究主题-精研政风机构如何办理机关专案资讯稽核(列入学习型组织扩张阶段之学习团队),成员如下:(7名)谢文仁、张盛国,施壮欣,伍冠宇,黄鸿裕,林惟天,林天明.
※谢文仁担任召集人肆,雁行政风目前达成甚0绩效或改变
一、办理机关内部自我诊断-2004年3月完成
效益评估:西谚有云:「人最难看见的就是自己」、雁行政风办理机关内部自我诊断、既系由各政风机构依据机关业务环境特性及历年政风预防工作执行实际效益进行自我内部诊断、以真实发现优势作为或窒碍难行之处,达成「自我超越」学习修0契机.
二、进行组织文化问卷调查-完成『如何推动政风工作中型塑机关(构)廉洁效能的组织文化报告』成果书面报告.
效益评估:问卷调查报告由义守大学李教授昭蓉指导,以实证研究方式,探索机关文化及组织特性,呈现各区块机关之政风概况,并了解业务同仁对於政风组织功能之需求,作为雁行政风指引推动方向,并以震憾性的方式重塑同仁心态、创造「改善心智模式」学习修0模式.
三、组织学习团队建立-研订执行雁行政风计画发交雁行同仁执行.
效益评估:雁行政风以团队组织力量,进行各专题研究,并完成集体创作,落实雁行政风团队合作实务与理论、展现「团队学习」之精神.
四、雁行政风业务专精组完成研究报告并由雁行政风专案小组审核通过并予评鉴,并统一拟定奖励措施.2005年8月完成效益评估:
第一名:税务组-研究主题:综合所得税退税案件专案稽核.
第二名:国产组-研究主题:国有耕地租放业务专案稽核.
第三名:关务组-研究主题:海关进出口货物取样作业专案稽核.
第四名:采购组-研究主题:如何推动采购业务内部稽核.以上各组研究主题及研究报告皆以机关业务特性为主,配合政风重点工作,集合资深政风同仁之经验与新进政风同仁之创意,在人与事方面采横向与纵向之「系统思考」、完成以机关业务稽核之研究报告,为雁行集体系统思考立下先行之指标.
五、将研究成果转化为政风工作成效-2005年9月开始
效益评估:由国产组之研究主题-国有耕地租放业务专案稽核转化为行政规则,并由国有财产局开始进行稽核工作,后续将陆续以其他业务专精组所提之研究报告转化为行政规则,由业务负责之机关进行推动工作,落实组织学习之最终目的-提升组织之竞争力.
六、办理标竿学习团队观摩-2005年11月2日完成
评估效益:利用财政部政风处主管联系会报同时分二梯次进行雁行政风组织学习标竿团队之成果观摩.提升本部各级政风主管重视,并提供政风同仁经验交流、知识分享、俾利追求同步成长,达成雁行政风宣示及扩张之效果.
伍、雁行政风推动组织学习的期程日期活动内容规划完成雁行方案初稿.召开预防专精小组会议针对政风与机关组织文化关系确认研究主体,动机、目的.
雁行方案草案提2004年第1季主管联系会报审议.法务部第1季政风主管会报提专案报告.研讨修正组织问卷研究报告结构与问项行政事宜.2004年政风研讨班(1期)安排雁行方案课程解说.办理雁行政风组织问卷试测,修正调查问卷内容.2004年政风研讨班(2期)安排雁行方案课程解说.各单位自我诊断及参与小组意愿调查.雁行政风组织问卷访员讲习.正式进行问卷调查作业.问卷调查汇集与分析召开专案小组第1次会议.函转执行计画,研究企划,小组名单及地区统计表.2004年第3季主管联系会报提「雁行方案」报告.配合本部组织学习研提计画.处长率相关成员拜访义守大学李教授昭蓉.处长率相关成员参访台中市政府知识作业平台.召开专案小组第2次会议(审议组织问卷报告).2004年第4季主管联系会报提「雁行政风」.本部组织学习推动第2次会议.本部2005年2月行政协调会报专案提报「如何推动政风工作中型塑机关廉洁效能的组织文化报告」
召开专案小组第3次会议(讨论研究小组暨名单,学习评量表,专案稽核计画,奖励规定).赴法务部999次部务会报专题报告「推动雁行政风型塑廉能文化」.
函发配合推动组织学习研订「执行雁行政风计画」.参加人事行政局组织学习北区座谈会.雁行政风各业务专精组研提专案研究计画书.雁行政风各业务专精组专案研究计画书审核通过.2005年第1季主管联系会报提组织学习专题报告.召开雁行政风专案小组第4次会议.雁行分组之专案计画及研究主题进行即会讨论.新进政风班同仁座谈会安排雁行政风课程研讨.本部第23次政风督导小组会议安排专题报告「推动雁行政风型塑廉能文化」成果书面报告.
2005年第2季主管联系会报雁行政风各研究组提出雁行方案及组织学习专题报告.配合本部召开组织学习会议.建置EKM系统办理教育训练(第1梯次).业务稽核国产组执行稽核计画行前说明会.办理业务及组织学习-标竿团队学习成果观摩.建置EKM系统办理教育训练(第2-3梯次).建置EKM系统办理教育训练(第4梯次).陆,结论目前政府推动优质人力策略中、首重绩效管理与人才培养的结合,惟有经由学习与绩效管理,才能使行政效能不断提升,有鉴於此财政部政风处「雁行政风」之组织学习策略,是在互动式标竿学习中、培养多元面向;并以知识管理缩短学习,增进专业产值.推动组织学习过程中、成员均能以热情和愉悦的态度,共同经营组织团队,期许透过财政部政风处推动经验与施政脉络同步成长,继而创造机关更美好愿景.

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