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北京建工集团有限责任公司机关财务

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北京建工集团有限责任公司机关财务开支及费用报销管理办法
第一章总则
第一条为了加强集团公司机关财务管理,严格控制各项开支,降低管理成本,规范会计核算,加强会计监督,严肃财经纪律,更好地为企业管理服务,根据《中华人民共和国会计法》,结合集团公司机关实际情况,特制定本管理办法.
第二条机关各项财务开支及费用报销遵循以下三条原则:
1,严格审批程序.财务审批应严格按照规定的权限和程序进行、任何人和任何部门不得超越权限和规定的程序审批.
2,实行预算管理.机关实行财务预算管理,财务部要严格控制支出、预算外支出或追加预算必须报集团公司董事会审批.
3,控制各项支出.各项支出实行业务部门控制,对超越权限规定或未按规定程序审批办理的事项、财务部拒绝办理.
第三条财务部要建立财务内部会计控制,稽核牵制等制度,监控各项开支,及时反馈分析,降低管理成本.对未按规定办理业务的会计人员将视情节轻重给予换岗,调离等处理,并有建议解聘的权力.
第二章年度财务预算
第四条集团公司机关成立财务预算管理委员会(以下简称预算委员会).预算委员会主任由集团公司总经理担任,副主任由集团公司总会计师,主管管理的副总经理,机关党委书记担任,成员由财务,行政保卫、人力资源,战略投资,纪检审计等部门部长及办公室主任组成.办公室设在财务部,由财务部部长兼任负责人.
第五条预算委员会负责根据集团公司的战略规划制订出年度预算方针和目标,并负责评审年度财务预算,半年财务追加预算及预算外支出.
第六条预算的编制包括支出-成本和费用(如为支持生产进行的采购支出、人工支出以及其他相关支出、管理费用,财务费用以及固定资产投资,基本建设支出、对外投资和营业外支出等.
预算控制项目分为可控制开支与不可控制开支两类,具体分类如下:
一、不可控制性开支:
1,按月发放的工资;
2,按照有关财经法规计提的固定资产折旧,职工福利基金,职工教育经费、工会经费等;
3,应支付的到期银行贷款利息,办理各种银行票据的手续费等;
4,应上缴的车船使用税,房产税等.
二、可控制性开支(一)可控制性费用
1,业务培训费、工资性开支(包括奖金,津贴及补贴等);
2,会议费、业务招待费;
3,技术书刊费;
4,办公费、办公用品、低值易耗品、职工集体福利等一次性专项费用等;
5,广告宣传费;
6,审计费、业务咨询费等;
7,诉讼费;
8,差旅费;
9,其他费用.
(二)固定资产投资(三)基本建设支出(四)对外投资(五)营业外支出
第七条集团公司各部室于每年12月15日前编制本部室下一年度财务预算(领导班子各成员的财务预算由办公室负责编制),经责任控制部门初审后报财务部,财务部汇总后报预算委员会,经预算委员会评审后,上报集团公司董事会.每年12月31日前集团公司董事会以文件形式批准执行.
第八条调整财务预算原则上每半年进行一次.需要调整预算的部室,于每年6月15日前编制本部室下半年的调整财务预算,经责任控制部门初审后报财务部,财务部汇总后报预算委员会,经预算委员会评审后,上报集团公司董事会.每年6月30日前集团公司董事会以文件形式批准执行.
第九条超预算支出或遇紧急事项发生预算外支出、必须事先请示集团公司董事长,经集团公司董事长同意后,再执行、后按规定上董事会,并补办调整财务预算手续.
第十条机关财务预算执行情况由财务部负责监督,应严格按照集团公司董事会批准的财务预算进行控制.
第十一条财务开支和费用报销业务责任控制部门的工作情况和部门预算执行情况,纳入各部室的年终业绩考核.每年1月份和7月份预算委员会对上年度或上半年各部室财务预算执行情况以及责任控制部门的工作情况进行评议,奖罚和通报.
第三章月度资金计划
第十二条为保证机关资金使用的计划性,根据集团公司董事会批准的年度财务预算或半年调整财务预算,各部室按月编制资金计划,并于每月末25日前将下一月度的资金计划报财务部.部室月度资金计划表一式二份,经集团公司总会计师审核、财务部汇总后,视当月资金状况,分轻重缓急安排付款项目及限额、并于五日内返回一份.不按时报送资金计划的部室,财务部不安排当月付款,责任由用款部室负责人自负.如果中、下旬发生特殊开支,但未超年度或半年调整预算的,须编制追加资金计划,经总经理审批后,财务部视当月资金状况安排资金额度及付款时间.没有纳入机关财务预算或资金使用计划的开支,财务部不予受理.
第十三条财务部通过各部门实际资金使用状况,月度资金计划和年度预算之间的比较来加强对开支及费用报销的管理.每月7日前财务部编制财务预算及月度资金计划执行情况业务部门反馈表和财务预算及月度资金计划执行情况责任控制部门反馈表,以电子邮件形式分别反馈给各业务部室部长和责任控制部门,并书面报告集团公司总会计师,总经理,以利于各部室控制支出或调整预算以及集团公司总会计师,总经理及时掌握开支情况.
第四章财务审批权限及程序
第十四条集团公司坚持财务开支或费用报销控制的责任和财务审批权限程序相结合的原则,开支和费用报销责任到人、责任到部门,紧密联系预算和资金计划进行审批.各部室预算内开支事项由经办人员提出申请,部长和开支责任控制部门部长审核签字,主管该部门领导批准后,方可按照规定程序审批.
第十五条各项可控的财务开支和费用报销审批程序为:首先由集团公司总会计师签署意见、然后按照权限审批.预算内开支实行一支笔签字审批.审批权限为财务开支和费用报销金额在5000元以下(含5000元)的,由集团公司总会计师直接审批;超过5000元以上的,由集团公司总经理审批.
第十六条集团公司购置固定资产或批量购置物资,低值易耗品等、需求部门向业务责任控制部门提出申请报告,经集团公司主管领导审核后,由业务控制责任部门提出预算,按照规定的程序和权限进行审批.
第十七条集团公司不可控项目,如日常社会保险,公积金,税金,工会经费交纳,正常的工资发放,离退休人员报销费用等的拨付和银行借款利息的支付直接由总会计师审批.
第五章付款管理
第十八条集团公司机关各项财务开支或费用报销分为部门控制和集团公司控制.部门控制是指各部门对本部门开支或发生的费用进行预算控制,并按规定程序和权限审批、主要包括差旅费、会议费、职工教育经费、业务招待费等;集团公司控制是指对各部门开支或发生的费用按照业务分工实行业务部门责任控制,业务部门按照规定程序和权限审批.
第十九条各项财务开支或费用报销必须做到事前有计划或预算,事中有开支责任部门监控,事后有财务部反馈.责任控制部门控制的项目主要包括:
1,办公室:差旅费、会议费、业务招待费等.
2,行政保卫部:工作餐,公务用车,办公用品、报刊资料,电话费、水电费、房屋维修费(包括家属宿舍)、劳保用品、防暑降温,供暖费(包括家属宿舍)、物业费等.
3,人力资源部:工资,各项奖金,各种工资性支出、社会保险,住房补贴,离退休人员各种费用支出、职工教育经费.
4,财务部:计提福利费、工会经费、计算各种税金,住房公积金以及低值易耗品摊销、无形资产摊销、固定资产折旧费、财务费用(包括利息,银行手续费、汇兑损益等)、审计费用等.
5,科技质量部:技术开发费.
6,公关宣传部:宣传经费.
7,法律合约部:诉讼费、聘请律师费、仲裁费等.
8,信息部:计算机及耗材,网络,软件购置及软件开发等.
9,其他责任控制:应由业务部门控制的其他费用.
第二十条采购部门购置固定资产或购置物资,低值易耗品等时,要按照预算规定的数额进行采购、并填写验收单,采购人员与验收人员分别签字,按照规定的程序和权限进行审批后,方可到财务部门办理.
第六章备用金的日常管理
第二十一条为了加强备用金管理,各种借款要严格按照审批程序进行.职工,离退休人员住院,出差借款等、由申请人或部门经办人填写借款单,各栏项目填写完整,明确付款方式,经集团公司主管领导审核、按照规定的程序和权限进行审批.
第二十二条差旅费预借款须在返京后按规定时间及时报账,连续出差不能及时报销的,必须事先经集团公司总会计师批准,批准表存财务部;凡采购物资付款金额难以事先确定的,办理借用限额支票手续、按照规定的程序和权限审批后,交财务部办理,使用后经办人员三日内须取回发票,注销支票借用手续、一般不允许跨月报账,旧账不清、新账不借.若特殊情况不能按期报销的,须填写申请表,经集团公司总会计师批准后,按批准时间办理.
第二十三条凡到财务部领取转账支票或出差,办理业务借款人员,须按照规定程序和权限审批后,出纳员方能办理领取转账支票,借现金手续.如有个别环节违反此规定,出现差错由该环节的当事人负责.
第二十四条领转账支票,借现金的部室或个人、必须从持票之日起五日内办完业务,完善手续、及时到财务部报销.若不能及时办理业务,需将支票(现金)退回财务部,待可以办理业务时再领,借支票(现金).
第七章费用报销的日常管理
第二十五条费用报销的办理业务程序:(1)经办人正确使用,填写报账凭证、按规定计算,粘贴附件;(2)本部门领导和责任控制部门审查,核实报销内容、标准及合规性;(3)按照本办法规定权限进行审批;(4)财务部机关主管会计审核并填制记账凭证.
第二十六条财务部加强对报销原始凭证管理,做到合法,真实,手续完备,具体要求内容如下:
1,报销发票必须写明接受单位名称,发生业务时间,业务项目摘要、实物数量,单价,金额;填制报销凭证部门名称和填报人;经办人员,验收人员,部室领导签章,主管领导签章等.
2,对财产,大宗物资的购置,除取得真实,合法,手续完备的原始凭证外,不管用什么资金购置的,哪个部门办理的,均必须经行政保卫部保管员验收入库,出具入库单后方能报销、否则财务部不予受理.
第二十七条严格按照国家有关财经法规控制现金使用.若特殊情况需要用现金支付的,事前必须向集团公司总会计师说明,征得同意后方能办理,否则财务部拒绝报销.
第二十八条外出学习, 出差借现金人员.在返回后五日内按规定及时到财务部报销、特殊原因不能取得发票等报销凭据的,填写申请表,经集团公司总会计师批准后,按批准时间办理.若不按此规定办理,属办理业务的,次月不安排该部室所需资金;属个人责任的,次月从当事人工资中罚款200元、并逐月从工资中扣除.
第二十九条领用支票人员必须保管好和按规定使用支票.丢失,被盗及不按用途、限额使用的处罚原则如下:
1,若丢失,被盗发生的登报费等一切费用,由当事人承担;若造成集团公司经济损失的,由当事人负责赔偿.
2,持支票人如不按规定的限额使用转账支票,造成空头透支罚款,由当事人负责赔偿罚款金额.
第三十条填写,审批报销凭证、自制凭证及有关人员的签章,必须使用蓝、黑墨水笔及碳素笔、不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水笔、若不按此规定填写,签章的,财务部拒绝报销.
第八章原始财务凭证的审核
第三十一条各业务部门对各项开支的原始凭证及经济活动的真实性负责.财务部要对每笔业务进行认真审核、保证原始凭证的合法性,真实性,完整性,准确性和效益性.审核内容是:
1,合法.审核原始凭证本身是否合法有效;审核其反映的经济内容是否符合国家有关政策规定;审核是否符合集团公司机关开支计划或财务预算.
2,真实.审查原始凭证反映的经济业务是否是真实记录,内容与经济业务实际是否相符,有无伪造情况.
3,完整.审查原始凭证内容、经济事项、数量,金额、内外签证、审批手续、验收证明等手续是否齐全完备,合理有效.
4,准确.审核数字计算是否准确无误,大小写金额是否相符,文字填写是否明确清晰可辩.
5,效益.审核其反映的经济业务是否经济,合理,有无开支不当和浪费现象,是否符合勤俭节约的原则.
第三十二条为加强费用报销的流程管理,财务部建立内部牵制制度和稽核制度,确保费用报销批款和付款管理流程的完整性,每笔支出必须首先机关主管会计审核后,然后出纳方可付款.每月末财务部指定一名副部长对所有会计凭证进行复核.机关主管会计审核内容如下:
1,数字计算是否正确;
2,各项费用的开支标准,开支范围,开支渠道是否符合财务制度的规定等、即审核是否具有合法性;
3,各项审批手续是否齐全.
第九章附则
第三十三条本办法自颁布之日起生效,由集团公司负责解释和修订.
附件:机关财务开支及费用报销管理办法工作流程图表1,年度财务预算申报表表2,年度财务预算申报表附件表3,年度财务预算董事会审批表表4,年度财务预算汇总表表5,半年调整财务预算申报表表6,半年调整财务预算申报表附件表7,半年调整财务预算董事会审批表表8,半年调整财务预算汇总表表9,超预算支出、预算外项目资金申报表表10,部室月度资金计划表表11,月度资金计划汇总表表12,部门月度追加资金计划表表13,财务预算及月度资金计划执行情况业务部门反馈表表14,财务预算及月度资金计划执行情况责任控制部门反馈表表15,年度财务预算执行情况对照表表16,银行支票领用及借款申请审批表表17,费用报销审批表表18,延期报销及清帐申请审批表表19,固定资产购置申请审批表表20,物资采购、低值易耗品购置申请审批表北京建工集团有限责任公司二○○四年九月一日

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