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岸大学出版社暨学术出版研讨会

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2003海峡岸大学出版社暨学术出版研讨会,台淡水,民92 12月电子化学术研讨会之建置与出版信成,吴凡,萧胜文淡江大学资图系摘要学术传播的过程中、研讨会具有承先启后的地位、它是学术研究者最早正式发表研究成果的场所、同时也象徵著该研究者的学术地位.近,由於资讯科技的进步,学术研讨会的举办方式也受到影响、从会议的举办方式到出版品的发载体,都有很大的变化.本文旨在探讨电子化学术研讨会之建置与出版,首先从学术研讨会的发展起;再探讨电子化学术研讨会的种及特色;接著分析可支援电子化学术研讨会的相关技术;最后,以个案研究方式,探讨淡江大学资图系筹办「2003 资讯科技与图书馆学术研讨会」的过程,该研讨会由於受到SARS疫情的冲击,被迫必须在极短期限内从预定的传统形式转化成电子形式.本文将分析筹办单位如何以有限的时间,经费与人、藉助资讯科技之助顺召开此次电子化学术研讨会,并归纳其成功关键与因素.
关键字:电子会议,电子聊天室,学术传播、学术研讨会, 位学习壹、绪在学术传播的过程中、学术研讨会具有举足轻重的地位.首先,它是学术传播过程中第一个正式发表研究成果的场合;其次,许多期刊的发表也是延续该研究成果而.因此,其重要性言可喻.学术研讨会的起源甚早,在西元十世纪的欧洲就逐渐萌芽成长1,其成长过程亦经极大的变化.即使到今日,学术研讨会的重要性都未曾低,反而成为学术工作者发表研究成果的重要场合.从二十世纪末开始,资讯科技的进步影响人们的生活各个层面,同时网际网的无远弗届亦突破一些时空的限制,终身教育与位学习的也逐渐受到重视.今的三月至月份,「SARS」席卷全球、台湾亦受到波及, 少人因居家隔而造成学习上的限制,使得位学习的重要性再被突显出.今,淡江大学资图系承办「2003 资讯科技与图书馆学术研讨会」、在SARS冲击下,筹备小组紧急应变决定借助位科技、以电子会议(e-Conference)的形式召开、终於使这场学术研讨会顺进并圆满幕.这对於学术研讨会而言、只是一项成功的经验、也是最好的鼓.本文首先采用文献分析法, 明学术会议在学术传播的重要性与地位、进而探讨学术会议的举办型与可以支援学术会议的相关技术;接著,使用个案研究
1 蔡明月,学术传播与书目计学,教育资与图书馆学,35卷1期(民86 9月),页40-41.
1 法,探讨淡江大学资图系在今SARS冲击下, 用位平台建置让与会人士能够一起线与讨的电子会场、顺召开「2003 资讯科技与图书馆学术研讨会」的过程;最后,则以此次成功举办电子化学术研讨会的经验、归纳其成功要素与建议,以供其他单位在面对似的况时考.贰,研讨会与学术传播
一、研讨会在学术传播中的角色科学的进步是因为我们踏著前人研究步伐继续前进、就像牛顿当所的名言「我之所以看得比别人远是因为我站在巨人的肩膀上」2.换言之,学术传播表面上看起只是研究人员与科学家交的一种方式,但实际上却是许多无名英雄共同努的成果3.至於像伽,牛顿,虎克等人能够名千古,主要还是他们将研究成果发表出、让多人了解到他们在研究过程中的地位.科学与技术大幅的进步是从十世纪开始,当时欧洲各国竞争激、主要国家对於科学研究采取鼓积极的态、仅成各种学会作为科学知的传播中心4(英国皇家学会成於西元1662 ,法国皇家科学院则是1666 ,普士为1700 ),对於研究的相关产业亦鼓其设置,形成一股学术讨的风气、对於当时的欧洲提供进步的原动.此后,学术传播迅速发展,到今日已成为一种固定模式,如图1所示.
2 Issac Newton, Quoted in On the Shoulders of Postscript ,
New York: Free Press
3 同注1,页40.
4 同注1,页41. 图1学术传播模型5学术传播的程大约以三为一个循环,初期为个人研究笔记,等有初步成果可提出专申请;接下最重要的工作是在学术会议(或称研讨会)中发表,之后才有会议文,研究报告,期刊文等出现.因此,学术会议是研究人员发表研究成果的第一个正式场合,与会者与发表者於会中共同讨,并针对疑问做出回应与厘清.以此观之,学术会议在整个学术传播中扮演著举足轻重的角色,它的地位现在或以后,只会愈愈重要.随著科技的进步,网对於学术传播的影响日益深远,学术会议的角色虽没有很大的变化,但是从其举办形式与出版品的发方式可以看出科技正逐渐改变学术会议的形貌.早期的学术会议文都是以印刷的方式出版,最近几,出版的载体则逐渐改变,从纸本形式到磁片,从光碟到网站,这都明学术会议的出版品深受网际网与资讯科技的影响.出版形式的改变明个现象:第
一、藉由科技与网传递的性,学术会议的影响将胜於以往;第二、载体的改变代表人们愈愈能够接受以同的方式储存知,多元的储存方式将有於知的保存.
二、学术研讨会举办型我们认为、如果依照学术研讨会与现代科技结合的程分,大致可将学术会议型归纳成全传统型,混合型和全电子型三、可以下表明.表1学术研讨会举办型别比较项目全传统型混合型(半传统型)全电子型举办方式与特性与会者、发表者与主持人均要亲现场、发表者和与会者进现场讨.持人均到现场、发表者和与会者进现场讨.持人透过网际网线至电子会议室.文出版形式印刷形式(纸本),目前仍为最方最舒适的阅模式.位形式或与纸本并
存,包括:磁片,光碟,网等.存取与携带性为其最大的优点、但是也需要相关的工具才能够辅助使用.
位形式,包括:磁片,光碟,网等.5K. Subramanyam , Scientific and Technical Information Resources,p.5, New York : Marcel Dekker,优点1.互动性佳
2.标准模式
1.互动性佳
2.突破部分时空限制
3. 文载体多元化,可以延长保存时限
1.突破时空限制
2. 文载体多元化可以延长保存期限
3. 与人的限制放宽
4.有效因应突发事
故、如:SARS
5. 名性可鼓发言;会议会被少人把持缺点1.人上的限制
2.时空上的限制
3.一旦发生重大事故将无法如期举,
如:SARS
1.人上的限制
2.需要相关设备
3. 一旦发生重大事故
1.需要具备电脑网设备与管人才
2. 线频宽与系统稳定
3.完善的管机制与平台
4.需订定线上议事规则以管
5.发言权的掌握与限制
6.风险高於其他种最佳使用时机
1.一般时候
2.主办单位欠缺科技人才与设备
2.需要具备电脑网等设备与管人才发生似SARS的情况导致原本面对面的学术会议必须采用这种模式举办.
三、电子化学术研讨会与位学习随著知经济与知管风潮的盛、尽管刚迈入二十一世纪,却可以明显感受到经济体系的改变.过去的企业一直遵守亚当史密斯的学,对於传统经济学中所主张的四大资源土地,资本, 动及设备,一直视为决定胜败的条件.但是,在今天的经济体系,创造财富与经济发展再只是光靠广阔的土地与丰沛的天然资源,取而代之的是,以脑动者所组成的一批人、也就是能够掌握知与用资讯创新的人.6有鉴於此,终身学习的就逐渐受到人们的重视,而以位科技辅助终身教育的作法,也因为知经济时代的而大其道.目前、位学习如旭日东升般,正逐渐改变传统的教育模式.过去大家使
6 雪明,「推动多元化开放教育香港大学专业进修学院的经验」、2001 岸开放及远距教
育研讨会,页1,台县:空中大学
4 用广播与电视作为进修知的第二管道(第一管道为学校教育),因此我们称它是「无围墙的校园」.如今,由於资讯科技日新月与网际网的普及化,社会大众可以透过网直接存取位学习平台的资源.学术研讨会以电子形式举,可达到位学习的几个重要目的与想7:(一)开放机会;(二)开放专业;(三)开放服务对象;(四)开放课程;(五)开放师资;开放时间与空间.电子会议相关支援技术可支援电子会议的相关技术众多,本文将针对较普遍被采用者进评估,以
作为系统建置时之考.包括:聊天室,视讯会议,讨区、电子邮件(E-Mail),电子报(E-Paper),档案传输协定(FTP),随选出版(POD)等.
一、视讯会议一般提及电子化会议总是人想到视讯会议(Video Conference).所谓视讯会议,是指会议双方使用相同的通讯协定,并采用压缩与解压缩技术将据资,影像画面及声音进编码解码、再透过高速据线进双向传输8.频宽,价格与技术限制一直是推广视讯会议的最大瓶颈,如今情况已改善,网际网的普及与通讯费用的低,再加上相关通讯标准的成熟,使得视讯会议变得愈愈能够让社会大众所接受.目前的挑战是如何运用最低的频宽需求达成客户所需要的多媒体通讯方式;如何设计出客户所需求的同种的应用范畴;如何从点对点(Point to Point)的通讯展到多点(Multi-Point)的视讯应用等9.
二、聊天室除影音效果俱全的视讯会议系统外,文字模式的聊天室系统也可用建置电子会议平台.聊天室的发展相当久远,从早期的IRC(Internet Relay Chat,网闲聊系统),BBS电子布告到现今的MSN,ICQ等都是属於它的变形.10至於Web形式的聊天室目前大多采用ASP,PHP或JSP等工具架设11.
相较於造价高昂宛如贵族的视讯会议系统,平民化的聊天室系统早已在社会大众之间广为传使用.然而、一般聊天室系统因缺乏管与规范、经常为法份子所用, 为网犯罪,、诈财等工具,以致在学术域中被视为登大雅之堂.但在本文中我们将指出、即使采用如同聊天室这样的通俗化系统,只要有好的设计与规范、也能小兵大功,建置出高效能的电子会议平台.
7 同注6,页2-3.
8 郭0伶,「企业应用视讯会议系统的考要素」、网通讯,2000 1月,页46.
9 同注8,页47-48.
10 锦泓,杨锦潭、「远距教学中以元件式建构聊天室之设计与实作」、生活科技教育,34卷3 期(90 3月),页27.
11 张铭晃、王存国,范铮强、「电子会议使用效果之实验室研究群体大小,任务特性与名之影响」、中山管评,第五卷第四期(86 12月),页752.
三、讨区与聊天室相比、讨区如同电子坛、提供长具弹性的讨时间与空间,问题发布者与回应者并需同时在线上,是属於非同步式的沟通工具.
四、电子邮件目前电子邮件的使用相当普及,越越多人只拥有一个电子邮件.与传统邮件相比、电子邮件具有快速时,免贴邮票等优势.在举办电子会议前后,使用电子邮件可以与发表者、与会者做密的互动与系.
五、电子报有别於一般报纸的特性,电子报具有大传送、占空间及节费用等优势.因此,在办电子会议的过程中、电子报仅可以传达重要的讯息与各种规范、甚至可以发问卷以了解与会者的看法.档案传输协定(FTP)FTP是档案传输的工具,使用者通常拿作为下载文件,软体之用.现今FTP的软体相当多且功能也都很齐全,相信这项工具对於办电子会议会有相当大的帮助.
七、随选出版随选出版(Publish On Demand,简称POD)12是这几才有的出版形式,与传统出版最大的差在於POD是根据使用者的需求弹性调整印制,而传统出版则基於成本考、每次印制必须达到一定的规模( 如:一千本).因此,POD适合小众出版的对象,对於需求只有一、百本的研讨会文集,POD相当适合.
肆,个案研究:2003 资讯科技与图书馆学术研讨会接著,我们以个案研究方式探讨淡江大学资图系今顺召开电子化学术研讨会的过程与经验、并归纳其成功要素与建议.
一、SARS的冲击淡江大学资图系於2002 9月起开始筹备「2003 资讯科技与图书馆学术研讨会」、并拟於2003 5月召开. 经七、八个月的筹画,从讨会议名称,决定公开徵稿方式,提交议程暨文委员名单,拟定文投稿规则,进文审查程序,洽谈文印刷事宜,商借会议场地,邀请会议主持人.等、无一紧
12 苏威州,「运用网际网建构Publishing on Demand系统之研究」、文化大学印刷传播所硕士文,民91 6月.
6 锣密鼓的进著,整个过程直到2003 3月都相当顺.然而、3月份起大,香港,新加坡等地纷纷传出SARS疫情、但由於疫情初始台湾一直保持三记,因此我们的筹备工作仍依原定目标进. 台湾防疫网久后也宣告破,国内疫情在4月底的和平医院和仁济医院续封院事件后达到高峰.13为配合政府的防疫措施,各界的学术交活动也被迫暂停或延期, 带冲击到本次研讨会的举.然而、在筹备工作几已完成的情况下,因SARS而导致本研讨会停办是相当可惜的.我们本著最好能如期召开但又能配合防疫措施的前提,开始思考因应之道,最后决定将此次研讨会由传统会议形式转化成以电子会议(e-Conference)的方式召开.换言之,透过资讯科技的辅助,让本研讨会在防煞与学术交上取得一个平衡点.於是自五月初开始紧急动员,筹画电子会议的举办事宜.
二、因应作法与系统建置电子会议平台的建置需要科技辅助,但因时间紧迫、如何才能有效因应SARS冲击,以有限的时间,经费、人顺举办此次电子化学术研讨会,遂成为我们建置系统平台时的主要考.我们从几个同面向考与评估之后,决定采如下的作法.
(一)资讯传播与络管道的建(1) 架设研讨会专属网站14,以随时将相关讯息上网公告.
(2) 发「会议特刊」电子报15,以E-Mail将研讨会最新动态寄发给与会人士、以因应SARS发展之高确定性.而为使相关人士都能收到此份电子报,我们除在专属网站上加入电子报订阅功能外,尚动员名助人员,收集整相关单位的电子邮件地址、以使用邮件群组方式发送.
(3) 采用电话、传真,E-Mail,Web等多重方式,建起与作者、审稿者、主持人和与会人士之间的络管道,以在第一时间完成系与沟通.
(二)「同步研讨室」的建置在我们的构想中、一个成功的电子化学术研讨会,由於与会人士并是亲会场而是分散各地线上网,因此至少应有一个能让作者发表文并和与会者互动讨,即时交谈的「电子会场」、我们称之为「同步研讨室」.接著,则必须评估究竟要采用何种方式建置「同步研讨室」.无疑的,文字模式的聊天室系统和影音互动的视讯会议系统是个候选方案.最后,我们选择文字模式的聊天室系统而摒除具影音效果的视讯会议,
14 淡江大学资图系,「研讨会首页」、2003 资讯科技与图书馆学术研讨会台淡
主要原因如下:
(1) 视讯会议系统Server端所需要的软硬体设备价格高昂,由於SARS疫情乃为突发况,此次研讨会并无编建视讯会议系统之预算;再者、即使有预算,我们依时间的紧迫性评估,也无法如期在短时间内完成建置.
(2) 我们转而寻求请校方协助提供现成视讯会议系统之可能.虽然本校教育科技组有一套教学用视讯会议系统,但经深入了解,发现该系统之使用权有一定限制,最多只能提供校内一百人同时上线,如果是校外线则最多五十人.这与报名此次研讨会的人近200人且大都为校外人士相比、显然无法满足需求.
(3) 即使上述的经费、系统建置,使用权限,人等问题皆获得解决,但却无法强求所有与会者的Client端设备,在会议举办前全部升级加装视讯,语音设备,这是一个无法解决的难题.
(4) 即上述所有Client与Server端的软硬体基础建设皆完成,仍有一个重大
瓶颈:一般视讯会议为「单点对多点单向播送」或「单点对单点双向互动」.前者、影音资乃由Server端集中於会场拍摄,再广播给所有Client端, 如「中研院位典藏国家型科技计画内容发展分项计画中文新闻内容位化研讨会」之作法16;后者、双方分别集中於建置视讯会议设备与系统之会场或教室进交,如SARS蔓延期间, 岸三地透过视讯会议进防疫资讯交之作法17.而我们此次研讨会的与会者却是分散各地,必须采用「多点对多点双向互动」方式,一般视讯会议系统无法支援,亦即无法拍摄与换同发言者的画面并广播给所有人.视讯会议系统除以上无法解决的困境外,采用文字模式的聊天室系统建构「同步研讨室」、尚有一些附加的优势, 如:
(1) 文字模式对频宽的需求较低,可提升会议的顺畅.由於此次研讨会的与会者遍布全国各地,彼此透过网线至大会建置的系统平台,视讯会议对於网频宽与品质的要求极高,这点无法与纯文字模式的研讨室相提并.
(2) 文字模式的研讨室可保持会议记的完整性.在一般的会议或视讯会议当中、会议记的制作通常须将语言转成文字,往往会有所出入.但是纯文字模式的研讨室,每个人都会被系统完整的纪下,如此对会议记的制作具有相当大的帮助.
(3) 文字模式的研讨室可减低发言者的恐惧感.一般的会议或视讯会议通常会有少人因为怯场而敢发言的现象,这点在文字模式的研讨室中、由於彼此必面对面,因此可以明显改善.接著, 须著手进系统的实作与建置.由於Web盛、乃选择以ASP作为开发工具,设计出可以让百人以上同时上线交谈的「Web-based同步研讨
16 中研院位典藏国家型科技计画,内容发展分项计画中文新闻内容位化研讨会,民92 3
17 经济日报,「岸抗疫、有请医视讯会议」.经济日报,民国92 5月7日星期三、第十版.
8 室」.但因一般大众所惯用的聊天室系统功能太过复杂,花俏,又具备名性质,并适合,我们决定采用简洁、清新的设计风格与原则,摒弃许多冗余性的设计和必要的图示、让所有与会者皆能轻使用.图2 是我们所建置的同步研讨室入口,根据我们所订定的会议议程与规范、同步研讨室乃是会议当天主要的电子会场、与会者必须准时於会议开始前线至此,填入真实姓名、身份(先生, 士、师,馆长,主任,组长,组员,
学生),所属单位( 如:淡江资图),完成报到手续才可进入;一旦发现有人以「非真实姓名」登入,系统管者可使用「剔除」权限强制该名者开系统.
图3则是进入同步研讨室后的画面.在画面的右上角会标示著目前线上总
人、及其姓名、称谓,所属单位.在画面的下方有一个可以输入的文字,当与会者想要发言时可在此键入想要发言的内容.中间大部分的空间则用显示大家、每一个发言者所送出的语都会出现在这个区域中.图2同步研讨室的入口18图3同步研讨室的现场19
9 (三)「非同步研讨室」的建置除建置「同步研讨室」做为会议当天即时互动的讨场所外,对於会议当天无法上线的人士、或会前、会后对会议文有兴趣者、我们决定另外开辟一个「非同步研讨室」供其发言与讨,以延伸研讨会整体的时间与空间.我们以「讨区」方式建置「非同步研讨室」、图4即为非同步研讨室画面,这提供与会者与作者另外一个限时间的讨空间.首先,我们取得作者授权、将文简报与电子全文置於非同步研讨室中、并提供下载的服务,让与会者有机会在研讨会前后皆可上线阅文,并发布他们的问题与看法,而作者也可随时上网回应、限会议当天.由於正式议程限於会议当天在同步研讨室中进、每篇文只有十五分钟供作者发表,另外五分钟供与会者提问,这样的时间往往是足够的,因此,非同步研讨室可弥补这方面的足,有效的提升整个研讨会的交机会.图4非同步研讨室20(四) 文的排校与出版除将文全文以电子化方式上网发之外,本次研讨会仍计画依惯出版正式纸本文集.然而、因与会者并未亲会场、也无以预估将会有多少未报名者时起意线与会,所以我们决定采用POD,以弹性化, 符合成本效益的方式出版文集,供需要纸本文集者取或订购.至於和出版社之间的排版与校稿,由於时间紧迫、文件邮递往返又耗时费
20 同注14.非同步研讨室上网日期
10,於是我们决定自架设FTP伺服器,采用FTP方式与出版社之间进档案的传递,以文出版事务之进.
三、公告议事规则在系统建置完成后,我们所面的另一个问题是:如何才能让整个电子会议程如同传统会议一般顺进由於传统会议通常都有明文规定或沿用成习的议事规则作为议程指引,进起致产生太大问题.但是,本研讨会却是首次采用全电子化方式,从主办单位、主持人、作者到所有与会宾都没有相关经验、如何确保会议过程顺畅、的确是个严肃的课题.尤其网为开放空间, 难以规范与会者为、极造成发言虽踊跃、但场面混,无法控制之隐忧.因此,如何在鼓与会者发言与议场秩序控制间得到一个平衡点、相当具有挑战性.几经思考与模拟会议程后,我们制订一个适用於电子会场的「同步研讨室进规范」、同议程发送电子报请与会者共同遵循,以确保会议顺进.该规范之全文如下表所示.表2 同步研讨室进规范2003资讯科技与图书馆学术研讨会同步研讨室进规范同步研讨室采用文字模式,请所有与会人士遵循下述规范、以会议顺举:
(1) 与会者请於9:00前线至本研讨会网站,并登入同步研讨室.
(2) 开幕致词将以文字稿方式上网,供登入者阅.
整由司仪发布讯息:「2003资讯科技与图书馆学学术研讨会,同步研讨开始,恭请第一场主持人XXX主持文发表.」
(4) 主持人简要介绍作者、文名称等、然后请作者开始发表文.每篇文发表时间为15分钟,讨时间为5分钟,共20分钟.
(5) 作者将预先准备好之文字讲稿,依序一小段一小段发送出、每发送一段后暂停一下,等与会者阅后再发送第二段,暂停时间长短则由作者依该段内容多寡而定.
(6) 在第14分钟时,司仪会发出「~剩1分钟」的讯息,请作者於一分钟内结束.
(7) 在第15分钟时,司仪会发出「~时间到」的讯息,请作者结束.
(8) 主持人开始请与会宾与该篇文的讨,并提醒与会者发言前先送出「我要发言」的讯息.讨时间为5分钟,未能於时间内完成者、则可至非同步研讨室提出.
(9) 同时有人要发言、则由主持人依优先顺序指定发言者.
(10)与会者开始提问,然后由作者进回应.
(11)作者回应后,主持人进下一回合的提问与回应.
11 (12)讨时间剩1分钟时,司仪发出「~剩1分钟」的讯息;时间到时则发出「~时间到」的讯息.
(13)主持人结束此篇文的讨,并进下一篇文发表[重复步骤(4) ~(13).
(14)同场次的文全发表完毕后,由主持人宣布「第X场文发表结束」.
(15)司仪发出讯息:「中场休息.请各位与会贵宾於xx:xx回到线上,进入下一场研讨室,谢谢!」.
当然,会前我们大胆假设:每位与会人士都是对与会议有兴趣的同道,亦都能遵守会议的规范、会发生守规则的现象. 过,为防止突发况,系统管员仍具有「剔除」守规定者的权限,但是我们希望这套规则是「备而用」.在实际会议召开当天,此份议事规则果然发挥超乎预期的效果,使整体会议程进得远比想像中顺.所有与会者皆能遵循此份会议规范、符合我们的假设与期待.
四、会前测试与口语稿的准备虽然文字模式的研讨室比影音模式所需频宽较小,但确保线品质的稳定仍是此次会议成功与否的关键.为测试线的稳定程与主机的负荷能,在会前几天,我们除使用软体自动进压测试外, 实际开启约一百台电脑一起线进入同步研讨室,以测试系统能否顺运作.幸运的,会前测试使我们得以发现系统设计干小瑕疵(Bugs),经过反覆除错,测试后,终於顺运作.
但是测试顺畅却能保证会议正式展开时也能顺、除网稳定的考虑外,会议时间的掌控也是相当重要.为确保议程顺畅、我们进一步要求作者针对发表的文誊写三千余字的「口语化文字稿」(简称「口语稿」)、并在会前几天把稿件寄给我们.此一作法的主要目的有三:
(1) 作者可於会前上同步研讨室进测试,是否能於十五分钟内顺将口语稿发表完毕;
(2) 会议当天,作者只要将预先准备好的口语稿依序张贴到同步研讨室中即可,免除现场打字的忙现象与困扰;
(3) 会议进中、如果作者突然发生无法线的情形,会议现场刻可由主办单位安排的专人代为张贴「口语稿」、会议致中断.此外,我们也请主持人预先准备主持用简要口语稿,如此一、可以有效提升会议的畅与低现场打字出错的机.由於作者与主持人均能充分配合口语稿的准备与会前的测试,替会议的顺举开序幕.
五、会议举办情形由於以电子化方式办学术研讨会是我们有史以头一遭、影响因素包括网线的稳定性,主机系统的负荷,作者准备的充分,主持人与司仪掌控议程的功,与会者遵守议事规则的配合,所有与会者使用系统互动的习惯,熟等、都是我们事前评估本次研讨会成败与否的关键,其突发况与确定性远比一般传统会议高得多.
2003 5月29日会议终於如期召开、筹备小组与电子会议支援团队抱著如薄冰的心情、祈求此次的电子会议能够顺举.在一天的会议进期间,我们一面维持系统运作,一面观察会议进、发现:(1) 所有与会人士皆能遵循会议规范、完全没有逾矩为发生;(2) 主持人与司仪发挥超乎预期的议程掌控功,议程顺;(3) 作者由於事前充分准备,皆能畅的在预定时间内发表完毕;(4) 与会宾是热的现场打字提问,作者也一一加以回应;(5) 中场休息时间我们将研讨室开放自由交谈,所有与会者对於这样的会议举办形式仅感到很新奇也觉得很有趣.总之,整个议程远比预期得顺、归纳其原因,除筹备小组缜密的规划及电子会议支援团队全的付出外, 重要的是,与会者皆能遵循并配合我们所发布的各项规范及作法,使会场秩序好,议程顺畅、终能圆满幕.虽然SARS隔绝人与人接触的机会,但是在科技的辅助下,我们一样能够突破重重困难,让这次会议尽善尽美.透过网与同步研讨室就可以让遍布在全台各地的与会者一起讨一起发问,这也算是一个相当难得的经验.伍、结以往传统会议的举办,多半是所有与会者共聚一堂在议场中进发言与讨;在电子化会议方面,虽然借助视讯会议将与会者在议场中开会的现况播送出去,可使无法亲现场者也能上网收看,然而、这样的系统即使造价昂贵,也仅止於单向传播、线上收播者是无法即时与现场讨的; 采用造价高的双向视讯会议系统,虽可进即时互动,但也只能达到单点对单点的双向交,无法达到充分的「分散式多点对多点即时双向互动」.我们此次於SARS突发况下,在极短时间内以有限经费、人与设备,舍弃昂贵的视讯会议系统,仍然成功的以电子化方式举办「2003 资讯科技与图书馆学术研讨会」、虽然具影音效果,却顺达成「分散式多点对多点即时双向互动」的目标.此次经验证明:要举办一个成功的电子化学术研讨会,并一定需要昂贵的设备,只要事前充分的准备,谨慎的规划与全心的投入,即使采用价格低,功能平凡的系统,如聊天室,讨区、E-Mail,同样可以小兵大功,创造出无限的可能与价值.
这场会议能够在SARS的冲击下圆满达成,除筹画小组的精心规划与有效动员外,下几项工作的完成实是会议成功的要件:
(一)架设会议网站,让与会者能够快了解会议的相关资讯. 仅如此,报名的方式也是在网上进.根据网站资统计,这场会议一共有190人报名.
13 (二) 用电子邮件发电子报.透过先前对於个相关单位系所电子邮件的收集,电子报能够迅速传达有关会议准备的相关资讯, 如:邀稿,投稿截止日期,会议进方式,突发况的因应.等.在电子会议开始筹画到举的二十余日内、我们一共密集的发出期电子报,每期约300封、共计1800封.
(三)建置「同步研讨室」、让与会者在会议当天可以透过此一平台在线上进文发表,提问与回答.经过统计,会议举当天「同时」在线上的人最多约110人左右,全程总约有200人登入系统,这与报名人相当接近.
(四)建置「非同步研讨室」、让与会者仅能够在会议当场发言讨,在会前会后也能够进研讨.除此之外,提供文的全文与简报下载让众人可以分享发表者的心血.
(五)订定「同步研讨室」议事规则,让所有与会者有共同的规范可以遵守.
会议结果证实我们的假设与推,所有的与会者均能遵守相关规定,议场发言虽然相当热络,但是秩序好.口语稿的准备与完善的系统测试,确保网的稳定与会议程的顺畅.
(七)会议文以网发电子版并采POD方式出版,可有效控制经费支出.这也算是国内少采用POD模式进的会议.总而言之,在这一场SARS与人的战争中、我们终於能够突破各种困难达到会议圆满幕的成果.虽然位学习仍有很长一段要走,但是我们相信, 位学习模式,将在人往后的学习中扮演愈愈重要的角色.在这个以知经济挂帅的代, 仅要掌握知, 要善用知才能够得到大的收获!致谢承蒙教育部「提升大学基础教育计画」专案补助,使「2003 资讯科技与图书馆学术研讨会」得以顺召开、并使本研究顺进、特此致谢.

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